Правила ведения табеля: Табель учета рабочего времени 2021

Содержание

Ведение табеля учета рабочего времени

Наша жизнь подвластна времени. Давно изучены всевозможные временные составляющие жизни человека, понятия сна и отдыха, активности и пассивного наблюдения, многие другие категории. Важнейшее место в человеческой жизни занимает труд. Труд — не самоцель жизни, но без него она невозможна.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Табель учета рабочего времени: как правильно заполнять

Наша жизнь подвластна времени.

Давно изучены всевозможные временные составляющие жизни человека, понятия сна и отдыха, активности и пассивного наблюдения, многие другие категории.

Важнейшее место в человеческой жизни занимает труд. Труд — не самоцель жизни, но без него она невозможна. Труд — первостепенное условие существования человека. Самым приемлемым параметром для такого измерения труда принято считать рабочее время.

Рабочее время — время, когда работник выполняет свои обязанности на определенном месте работы. Оно не всегда идентично фактически отработанному, реально затраченному на работу времени. Измеряется оно так же, как и время вообще — в днях, часах. Как рассчитать ЕНВД индивидуальному предпринимателю?

Какие меры принимаются, если вовремя не сдана отчетность в бухгалтерию? В учет рабочего времени включаются еще и такие понятия, как:. При первом виде учета время фиксируется за день смену.

Такой учет распространен на большинстве предприятий, учреждений с обычными условиями работы. Суммированный учет проводится обычно на предприятиях непрерывного цикла и в некоторых других случаях например, при смене 24 или 12 часов с двумя-тремя днями отдыха в промежутках. При этом за некоторый временной отрезок месяц, год необходимо отработать установленную для сотрудника норму времени. Информация о времени работы сотрудника отражается в табеле учета рабочего времени.

Это один из основных документов для начисления и выплаты заработной платы. Все показатели в этих формах идентичны. Надо сказать, что закон требует ведения табеля, но формы этого учета могут иметь отличия и учитывать специфику работы предприятия.

Прежде чем узнать, как составить табель рабочего времени, необходимо уяснить требования по его заполнению. Затем он поступает в отдел расчета зарплаты, где хранится в течении года. Обязанность заполнения табеля оформляется соответствующим приказом работодателя, может оговариваться в должностной инструкции работника или его трудовом договоре. Так как зарплата должна выплачиваться два раза в месяц, то ежемесячно составляются два таких документа.

На небольшом предприятии обычно ведется один общий табель, а на значительных — по каждому подразделению отдельный. В верхней строке указывается наименование предприятия или структурного подразделения, код по ОКПО. Табель заполняется без помарок, исправления проводятся по установленным правилам — зачеркиванием неправильной и проставлением сверху правильной записи с подписью доверенного лица.

В бланках учета рабочего времени сотрудников автоматизированной формы Т условно-постоянная часть данных может быть заполнена согласно имеющимся базам данных о сотрудниках.

К ней относятся:. Допускается введение в табель дополнительной информации. Например, учет времени работы с вредными условиями сотрудников, которые трудятся на них непостоянно для расчета их дополнительного отпуска. Такие дополнения формы учета оформляются приказом. Удаление каких-либо сведений из стандартной формы не допустимо. Первый раздел табеля — учет рабочего времени — таблица, где в горизонтальных строках проставляются все дни текущего месяца, причем каждому дню выделено две строки.

В первой размещаются шифры — условные обозначения всех возможных видов затрат рабочего времени с расшифровкой их на лицевой стороне документа. По вертикали отражается список фамилий работников. Эти данные позволяют контролировать отработанное каждым сотрудником время, все неявки на работу по разным причинам, простои и сверхурочную работу. В верхней строке фиксируются только коды обозначений неявок, нижняя строка не заполняется. Нахождение в командировке учитывается согласно соответствующим образом оформленного командировочного удостоверения.

Дни убытия и прибытия подтверждаются прилагающимися билетами. Нужен ли кассовый аппарат для ООО? Все об открытии расчетного счета ИП. Время отпусков учитывается на основании приказов отдельно по каждому их виду. Учет неявок по причинам проводится только с приложением подтверждающих документов, которые предоставляются табельщику до окончания учетного времени. Итоговые данные табеля по форме Т за месяц, проставленные в графах , используются при расчете заработной платы.

Первый раздел табеля подписывается уполномоченным лицом и руководителем предприятия и передается в бухгалтерию.

Второй раздел заполняется бухгалтером при расчете зарплаты. Это — таблица с табельными номерами работников, данными об их окладах, количестве отработанных дней часов и начисленными каждому из работников суммами зарплаты.

В форме Т этих данных нет. Незаполненные в табеле строки обязательно прочеркиваются. Полностью заполненный табель подписывается ответственным лицом и руководителем предприятия.

Ведение учета рабочего времени значительно упрощают различные программы например, электронный табель учета рабочего времени в MS Excel , которые не требуют длительного обучения, просты и понятны каждому пользователю. Это таблицы с такими столбцами:. Настройки рабочих форм. Здесь указывается наименование организации, ее подразделений. График учета выбирается или настраивается самим пользователем. Информация в любой столбец заносятся в считанные минуты, возможна ее корректировка в течение всего времени составления.

Полученные в конце месяца таблицы-табеля распечатываются. Причем есть возможность печати данных за прошедшие периоды. Программа учета рабочего времени сотрудников позволяет работать в сети одновременно нескольким пользователям. Самым современным методом учета времени работы является биометрический. Он исключают недостоверный учет, так как биометрические идентификаторы уникальны, их невозможно обмануть, потерять, они просты в пользовании.

В практике применяются системы распознавания по образам и отпечаткам пальцев. Такие терминалы фиксируют время прихода-ухода сотрудников на работу. Пользователь размещает палец на сенсорном устройстве.

При фиксировании промежуточных событий перерыв, уход по делам и т. Некоторые устройства имеют встроенную камеру для фотографирования после распознавания. Кроме упрощения и достоверности учета такая система еще и обеспечивает дополнительную безопасность работы предприятия. Помогла статья? Раньше на предприятии пользовались обычным табелем рабочего времени, при нормальной рабочей недели, с поденными отметками.

Все было удобно. Потом перешли на почасовую работу. Причем, сотрудник мог в день дважды прийти на предприятие 4 часа с утра и 4 часа вечером. Было много путаницы. Было бы гораздо проще, имей организация биометрическую систему.

Биометрический способ ведения учета рабочего времени, на мой взгляд, самый удобный. Все происходит автоматически. Особенно удобно это в небольших фирмах, где каждый сотрудник имеет право сам немного корректировать свой рабочий день придти раньше, но и позже уйти, сместить обед и т.

Жаль, что не каждый директор на это идет, в связи с чем происходят конфликты. А доказывать свое присутствие или отсутствие на рабочем месте работнику при ручном ведении табеля достаточно проблематично. Ведь табель — не является бланком строгой отчетности и переделать его нет проблем. Я бы поспорила. Биометрика дает лишь понятие во сколько персонал приходит и уходит. А чем он занимается на рабочем месте?

Лично я считаю, что лучше всего пользоваться специальной программой учета. У нас стоит Yaware. Отлично работает. Я работаю менеджером по продажам в колл-центре — работаю при помощи компьютера и телефона. Учет моего рабочего времени осуществляется при помощи специальной компьютерной программы. Я должна не позднее войти в программу и не ранее выйти из нее. В течение рабочего дня есть обеденный перерыв 30 минут и 2 перерыва по 15 минут. Когда я выхожу на перерыв, то также отмечаю это в программе.

Если же я случайно задержалась на обеденном перерыве, то мне необходимо сократить свой перерыв на 15 минут или же пожертвовать ним. Время работы считается автоматически и каждый сотрудник в течение месяца имеет доступ к общей базе, и может подсчитать количество отработанных часов за месяц. Потому что данный документ является основным при подсчете и начислении заработной платы. И я согласна с комментарием выше, что при биометрическом подсчете есть возможность корретировки своего рабочего времени.

А это очень не маловажно. Ваш e-mail не будет опубликован. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.

Акция месяца 8 88 Данная рубрика посвящена правилам заполнения такой унифицированной формы, как табель учета рабочего времени. Здесь вы также найдете ответы на важные вопросы: какие обозначения необходимо использовать, заполняя табель учета использования рабочего времени, как правильно заполнить и по какой форме оформить документ.

Табель учета рабочего времени — это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы. Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени. Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т или Т, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной. Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Табель учета рабочего времени

Активуйте подарунковий демодоступ. Табель учета рабочего времени является основанием для начисления заработной платы работникам, состоящим в трудовых отношениях с организацией. Также табель является важным источником сведений для заполнения многих форм государственных статистических наблюдений. Впрочем, порядок составления и оформления табелей учета использования рабочего времени законодательно не нормирован. Сейчас единственным нормативным актом, который непосредственно касается табеля учета использования рабочего времени , является приказ Госкомстата Украины от

Заполняем табель учёта рабочего времени правильно

Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени. Табель учета рабочего времени далее — Табель — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий см. Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Акция месяца 8 88 Работодатель должен учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником.

Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально. Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника. Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу ст. Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т и N Т с 1 января г. Однако учёт вести работодатели обязаны ч. Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться. Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Статья предоставлена специалистами сервиса Автор Автор24 — это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ. Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов дней.

Трудовые отношения между работником и нанимателем предполагают соблюдение сторонами обязательств, предусмотренных законодательством и трудовым договором контрактом. Так, в соответствии со ст.

В данной статье вы рассмотрите понятие табеля учета рабочего времени, узнаете о его формировании.

Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Подпишитесь на рассылку

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени в мед учреждении

Скачать Кто заполняет табель учета рабочего времени Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия. Образец приказа о назначении ответственного Скачать Выходные и праздничные дни в табеле на год Они отражаются в соответствии с производственным календарем , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ведем табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени бюджетного учреждения

Образец приказа о назначении ответственного Скачать Выходные и праздничные дни в табеле на год Они отражаются в соответствии с производственным календарем , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства.

Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Количество отработанных работником часов определяется на основании данных о времени прихода работника на место работы и его ухода. Из этого времени иногда вычитают периоды фактического отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины.

Ночным временем считается время с 22 часов до 6 часов ст. К сверхурочной работе ст. Табель учета рабочего времени и начисление зп форма то 2 Инфо Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный ОВ или цифровым 27 код. Срок хранения табеля учета рабочего времени Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст.

Учет и налоги Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия расчитывает заработную плату и различные пособия. Разумеется, наличие больничного — обязательное требование для такой пометки. Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны.

Как внести изменения Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Внимание Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру графа 3. В графе 4 ставим отметки по дням: Я — явка рабочий день, В — выходной, ОТ — отпуск, РП — явка в выходной день отработка , К — командировка, ПК — повышение квалификации, У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения, Б — больничный с больничным листом, Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца.

Но зачастую, табель подписывается го числа и работникам условно проставляются рабочие дни. Но сотрудник может заболеть и т. В этом случае подается корректировочный табель и излишне начисленную сумму удерживают из аванса.

Ошибка в оформлении табеля на работника с гибким графиком Если предусмотрен гибкий график, то время оговаривается с работодателем, но не более 40 часов. В этом случае в табеле ставится код Я или 01 и отработанное время фактически с учетом нормы чтобы не было превышения норм. Ответ: На дни отсутствия проставляется код Н. Унифицированные формы Трудовым Кодексом РФ статья 91 установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени.

Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на год ТУРВ , утвержденные Постановлением Госкомстата от Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою.

Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени года. Приказом Минфина РФ от Иные же, не поименованные в Списке работники, выполняющие в отдельные периоды времени работу в производствах и цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в Списке, имеют право на дополнительный отпуск, рассчитываемый пропорционально отработанному времени, на тех же основаниях, что и работники, названные в Списке.

В счет времени, проработанного во вредных условиях труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, предусмотренного для работников данного производства, цеха, профессии или должности. Для целей предоставления дополнительного отпуска работникам, не поименованным в Списке, факт выполнения ими в отдельные периоды времени работ во вредных условиях труда должен быть документально подтвержден.

Основаниями для этого будут табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходной день получить другой день отдыха, то в соответствии со ст. В этом случае работа в выходной день оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен. При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.

ТК РФ. Выходные дни в этот период не отмечаются, т. Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

Основанием для начисления заработной платы служат: приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием утвержденными штатами и ставками тарифами заработной платы, Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, табель учета рабочего времени форма , Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях форма , другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

Расчетно-платежная ведомость форма составляется по учреждению, подписывается исполнителем, ответственным за формирование ведомости и лицом, проверившим ее. Табель ведется в 1 экземпляре и подписывается: ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и работником кадровой службы.

В табель включаются сотрудники, работающие по трудовому договору и для основных работников, и для совместителей и не включаются работающие по замещению должностей и по ГПД, так как действие ТК РФ не распространяется на ГК РФ.

На каждую должность — одна строка табеля. Работник включается и исключается из табель на основании документов по приему увольнению. Работнику присваивается индивидуальный табельный номер сохраняемый при исполнении трудовых обязанностей в организации до увольнения , отражаемый в документах по учету труда и заработной платы. Сроки сдачи табеля Т. Важную информацию об отражении отклонений в табеле учета рабочего времени вы найдете в материале здесь.

Однако, на практике чаще всего данную обязанность выполняют работники кадровой службы, так как отдел кадров производит оформление всех кадровых документов на работников например, ежегодный отпуск, учебный отпуск и т. Указания по заполнению унифицированных форм по учету труда, утв. Соответственно, до подписания табеля кадровик должен удостовериться в объективности, правильности и точности записей, внесенных в табель.

Табель учета рабочего времени. Форма Т, форма Т Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Формулу достаточно занести в одну ячейку. Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. Если в этот день действительно выходной — 0 рабочих часов.

Получается так: Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы: Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Из этой статьи вы узнаете: Какой код писать в табеле учета рабочего времени, если работник сдавал кровь Как отразить в табеле прохождение медобследования Из этой статьи вы узнаете: Как оформить донорские дни Донор с суммированным учетом рабочего времени В организации введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом, равным одному году.

Сотрудник работает по сменному графику. На какое количество часов должна быть уменьшена норма его рабочего времени, если в учетном периоде он пять раз сдавал кровь в качестве донора? Работодатель обязан беспрепятственно отпускать работника-донора в организацию здравоохранения в день обследования и сдачи крови и ее компонентов[2]. Следовательно, работнику необходимо уведомить об этом работодателя.

РП — явка в выходной день отработка , К — командировка, У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения, Б — больничный с больничным листом, Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа. При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами: методом сплошной регистрации явок и неявок на работу; путем регистрации только отклонений неявок, сверхурочных часов и т.

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости прогул, больничный, сверхурочная работа и т. Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно Скачать Программы для ведения учета Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т.

Специалист по кадрам; Водителю. В случае продления, переноса либо не использования дополнительного отпуска, а также увольнения право на указанный отпуск реализуется в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации для ежегодных оплачиваемых отпусков. При переводе работника с должности, которая не включена в перечень на право дополнительного отпуска, на должность, включенную в перечень, дополнительный отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени в календарном году по указанной должности.

Аналогично осуществляется предоставление дополнительного отпуска в случае перевода работника на другую должность с иной продолжительностью дополнительного отпуска. Оплата дополнительных отпусков производится в пределах средств, утвержденных по фонду оплаты труда учреждения. График отпусков обязателен как для руководителя, так и для работника. Для этого экономическими отделами учреждений здравоохранения должны быть составлены графики работы по всем структурным подразделениям в разрезе каждого специалиста.

График работы в зависимости от организационно-технических условий медучреждения составляется на конкретный учетный период, то есть отрезок времени, в рамках которого должна быть соблюдена продолжительность рабочей недели. При этом для всех категорий работников следует сохранить годовой баланс рабочего времени, определенный в соответствии с законодательством.

Переработка или недоработка нормального рабочего времени в отдельном месяце не может служить основанием для пересмотра графика, если общий баланс рабочего времени соответствует установленной норме рабочих часов в течение учетного периода и календарного года.

Порядок исчисления нормы рабочего времени на конкретные календарные периоды месяц, квартал, год в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю определяется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда.

Инструкции, установленной законодательством, нет. На предприятии такой учет осуществляется на основании приказа руководителя и вменяется в обязанность конкретному должностному лицу. Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.

Особенности заполнения табеля в отдельных случаях Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу.

Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул ТК РФ ст. Организация учёта рабочего времени на предприятии Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. При открытии в медучреждении листка нетрудоспособности больничного сотруднику Института необходимо в тот же день сообщить об этом заведующему отделом и табельщику.

При их отсутствии — в отдел кадров или бухгалтерию. При всех других формулировках больничный лист будет считаться недействительным и не может быть оплачен. При закрытии листа нетрудоспособности необходимо незамедлительно сдать его в отдел кадров в день выписки на работу. Это важный момент в соблюдении их прав — ведь сверхурочная работа, работа ночью или в выходные, нерабочие праздничные дни должна компенсироваться.

Медики — особая категория работников: их переработка может сказаться на качестве услуг, оказываемых населению.

О ПОРЯДКЕ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

ТК РФ продолжительность ежедневной работы смены по сравнению с установленной для лиц, занятых на работах с вредными и или опасными условиями труда, может быть увеличена коллективным договором при условии соблюдения предельной еженедельной продолжительности рабочего времени и гигиенических нормативов условий труда. Обратите внимание! Продолжительность рабочего дня или смены, непосредственно предшествующих нерабочему праздничному дню, уменьшается на 1 час, а если у работодателя 6-дневная рабочая неделя, эта продолжительность не может превышать 5 часов ст.

Табель учета рабочего времени является первичным учетным документом, который должна вести каждая организация. Несмотря на то, что существуют унифицированные формы табеля, у работодателей возникают некоторые вопросы по их заполнению.

Он используется бухгалтерами при расчете заработной платы, премий, штрафов; сотрудниками отдела кадров для составления грамотной внутренней политики организации; руководителями компании. Документ служит также для предоставления налоговой отчетности, систематизации и упорядочивания сведений о рабочем процессе. Руководство организации самостоятельно принимает решение о том, какую из них выбрать. Отличие состоит в способе учета данных, бланк Т является наиболее распространеннойформой и предполагает ручное заполнение табеля, модификация Т служит для автоматического заполнения.

Табель учета рабочего времени в учреждении: ведем правильно.

Каждый работодатель в целях контроля персонала и начисления заработной платы работникам обязан вести табель учёта рабочего времени. Для налоговиков отсутствие данного документа на предприятии приравнивается к необоснованности затрат на выплату заработной платы, что не позволяет отнести их на расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу. Табель является одним из документов, подтверждающих правомерность увольнения сотрудника за прогул ТК РФ ст. Обязанности табельщика возлагаются на кадровика, бухгалтера, руководителей отделов, директора организации, любое другое лицо по должностной инструкции или приказу. Учёт рабочего времени организуется по общим для всех работодателей правилам:. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно! Новосибирск Общие положения 1.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени в мед учреждении

Во исполнение ч. Организовать с 1 января года учет рабочего времени работников ФБУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Пермском крае» далее — Бюджетное учреждение и дополнительно учет рабочего времени фактически отработанного с вредными условиями труда или в условиях ненормированного рабочего дня. Утвердить: 2. Форму табеля учета рабочего времени приложение N 1.

Трудовым кодексом установлена обязанность по ведению учета времени, фактически отработанного каждым из сотрудников. Это важный момент в соблюдении их прав — ведь сверхурочная работа, работа ночью или в выходные, нерабочие праздничные дни должна компенсироваться.

Новосибирск Общие положения 1. Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудниками ДОУ на основании Приложения 5 к приказу Министерства финансов Российской Федерации от 30 марта г. Выбор способа заполнения Табеля ф определяется актом учреждения в рамках формирования учетной политики учреждения Для ведения Табеля ф приказом заведующего ДОУ назначаются ответственные лица из числа сотрудников ДОУ В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников ОУ на работе и ведение табельного учета с ответственностью за правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность представления табеля на расчет Табель ф открывается ежемесячно за дня до начала расчетного периода на основании Табеля ф за прошлый месяц Для исполнения обязанностей работник, ответственный за табельный учет: ведет учет штатного состава сотрудников; на основании документов приказов по личному составу и общим вопросам вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов категорий, предоставлением отпусков и т.

ПОЛОЖЕНИЕ о порядке ведения табеля учета рабочего времени (код формы )

Заполненный табель ф. Рассмотрим особенности заполнения табеля ф. Выбор способа заполнения табеля ф. Заполняем фрагмент табеля ф.

Требования ведения табеля и графика мед работников

Табель учета рабочего времени. Форма Т, форма Т Она позволит.

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени (далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Порядок ведения Табеля

Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение табеля только в электронном виде не допускается.

Форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена Приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.

При необходимости можно применять и другую форму Табеля, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явкам и неявкам работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Государственной службы статистики от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9).

Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При небольшом количестве работников Табель, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.). Также данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.

Каждому работнику присваивается табельный номер, который затем указывается во всех документах по учету труда и его оплаты. Вносить в Табель заново принятых работников и вычеркивать из него уволенных нужно только на основании распорядительных документов, в частности, приказов, распоряжений руководителя.

Табель ведется на всех работников, в том числе принятых временно или на сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики с оплатой труда. Не следует забывать, что физические лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров, ни в коем случае не табелируются.

Обратите внимание!

Совместителям присваивают отдельный табельный номер, в отличие от работников, которые работают в порядке совмещения, — данным работникам отдельный табельный номер не предоставляется.

На предприятия, где работникам заработная плата начисляется с помощью программы «1С», табельные номера не присваивают, ведь программа автоматизировано начисляет заработную плату не по табельному номеру, а по идентификационным кодам работников.

Заполнение Табеля

Типовая форма № П-5 состоит из двух частей. В первой части — приведены условные обозначения элементов рабочего времени с определенными буквенными и цифровыми кодами (см. таблицу). Во второй — каждому работнику отводится отдельная строка, разделенная на две части:

в верхнюю часть ежедневно вносят сведения об отработанных часах или неявках на работу;
в нижней части условными обозначениями (кодами) отмечают характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т.п.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, перевод на неполный рабочий день и прочее.

Таблица

Условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле

Условные обозначения	Код
Условные обозначения	буквенный	цифровой
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировка	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796	Ч	10
Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 15¹Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)	ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Прочие причины неявок	І	30

Формулировка некоторых позиций некорректна, в частности:

отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ», «13»;
дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ», «14».

Ведь согласно ст. 25 Закона об отпусках, все эти виды относятся к отпуску, который предоставляется в обязательном порядке.

Также не учтены другие нормы ст. 25 Закона об отпусках, в частности, непонятно, какими отметками обозначить отпуск матери по уходу за ребенком до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории, или отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый инвалидам или пенсионерам. По мнению автора, пока нет официальных разъяснений, данные отпуска без сохранения заработной платы следует обозначать «БЗ».

Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.д.

Основанием для внесения в Табель того или иного кода причин неявок на работу являются: приказы работодателя о направлении в командировку, об отпуске, листки нетрудоспособности, медицинские справки и т.д.

По окончании месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам.

Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров. После проверки правильности заполнения (соответствие приказам, распоряжениям и т.д.) работник отдела кадров также подписывает Табель и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Совет кадровикам, которые ведут Табель: оставляйте в своем отделе копии со всеми подписями, а оригиналы предоставляйте в бухгалтерию под расписку на копии.

Отдельные случаи табелирования

По периодам ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков для работников, имеющих детей (ст.19 Закона об отпусках), отмечают все дни как отпуск. Это касается и выходных дней, приходящихся на данный период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.

Если неизвестны причины, в связи с которыми отсутствует работник, графа табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и предоставит подтверждающие документы.

Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не явился, в строке проставляется код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам. После предъявления нужного документа (листка нетрудоспособности и т.п.) проставляется соответствующий код, например, ТН (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или НН (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В данном случае в конце месяца Табель нужно переоформить.

В случае увольнения работника в середине месяца — в Табеле отмечают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». В случае увольнения работника либо перевода в другой отдел его бывший табельный номер нельзя присваивать другому работнику в течение трех лет.

Особенности заполнения Табеля для некоторых категорий работников

Женщина в период пребывания в отпуске по уходу за ребенком может работать на условиях неполного рабочего дня. В данном случае в Табеле проставляют код «ВП» — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и прочерки по отработанным часам. Кроме того, вводят две дополнительные строки: в одной проставляют буквенный код «РС» — часы работы работников, которым установлена полная занятость, во втором — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные по статистической отчетности и учтенные часы для начисления заработной платы (см. приложение 1).

Если работник, который работал по режиму полной рабочей недели, переведен по инициативе работодателя на неполную рабочую неделю (скажем, по три рабочих дня в неделю), в Табеле ему проставляют выходные с пометкой «ВХ» (четыре дня в неделю).

Касательно учета времени командировки Госстат в своем письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 разъяснил, что рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД». Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, Положением о командировках, утвержденном на предприятии в соответствии с действующим законодательством. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки.

В случае вызова работника в суд на основании справки-вызова в суд в Табеле следует сделать отметку «I» — другие причины неявок, поскольку после принятия нового Уголовно-процессуального кодекса Украины, даже в случае вызова работника в суд по уголовному делу, за работником не сохраняется средний заработок за данный период.

В случае направления на курсы повышения квалификации либо краткосрочные семинары, тренинги, на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия в Табеле следует сделать отметку «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (см. письмо Минтруда от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13).

При введении суммированного учета рабочего времени разрабатываются графики работы, по которым продолжительность работы в течение недели не может превышать установленную законодательством норму (40 часов в неделю). Продолжительность работы в течение установленного учетного периода должна соответствовать продолжительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.

В Табеле отражают работу в течение календарного дня, а не в течение смены. Поэтому если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а заканчивается в 8:00 на следующий день, в Табеле проставляется в день начала смены 4 часа (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8 часов (с 0:00 до 8:00).

Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в приложении 2.

Табель у водителей транспортных средств заполняется в соответствии с режимом их работы, который определяется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденным приказом Минтранспорта и связи Украины от 07.06.2010 г. № 340. Данным приказом установлено, что в случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов. Если нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортных средствах или на рабочем месте, или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.

Рабочее время водителей, работающих ежедневно в определенные часы, установленные правилами внутреннего трудового распорядка либо графиками сменности, учитывается ежедневно. Рабочее время водителей с ненормированным рабочим днем учитывается в единицах — рабочих днях (в праздничные дни — в часах).

В Табеле учета рабочего времени работников, работающих с ненормированным рабочим днем, отмечается «8» или «Р». То есть указывается не фактически отработанное количество часов, а нормативное. Поскольку ненормированный рабочий день — это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса, перечень должностей устанавливаются коллективным договором. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).

В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст. 106 КЗоТ.

При переносе рабочих дней на основании приказа о переносе в Табеле перенесенный рабочий день должен отмечаться как выходной «ВХ», а день, на который перенесено работу — рабочий (проставляются часы (дни) работы) (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).

Поскольку продолжительность работы работников накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на один час, в частности, при пятидневной рабочей неделе, в Табеле отражается количество фактически отработанных часов.

Напомним!

Отпуска табелируются отметками:

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, в Табеле отмечаются все дни отпуска пометкой «В», а праздничный день — пометкой «СВ».

Напомним!

В соответствии со ст. 72 КЗоТ, на основании приказа работу в выходной день работнику можно компенсировать или оплатой в двойном размере, или другим днем отдыха. Тот день, когда работник вышел на работу в свой выходной день в Табеле проставляется отметка «Р» или количество часов. В случае если компенсация предоставляется в форме отгула, проставляется отметка прочего неотработанного времени, предусмотренного законодательством «ІН», «22».

В случае когда работник не работал, но ему сохраняется средний заработок, например, период прохождения обязательных медицинских осмотров, дни сдачи крови донором, выполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 119 КЗоТ) и т.д., в Табеле проставляется отметка «ІН» — прочее неотработанное время.

Исправление ошибок

В общем исправления, подчистки в Табеле не допускаются. Зато такая необходимость может возникнуть после заполнения Табеля и передачи его в бухгалтерию. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска. Правила внесения исправлений в Табель нормативно не определены, поэтому целесообразно в утвержденном на предприятии Положении о табельном учете прописать и порядок внесения изменений. На практике изменения в Табель вносят только после того, как работник предоставил подтверждающие документы табельщику, а не просто устно об этом сообщил. На основании предоставленных документов кадровик проводит корректировки Табеля. Во избежание ошибок рекомендуется также вести журнал учета приходов работников на работу в произвольной форме, чтобы на его основании заполнять Табель.

Тамила РАДЧЕНКО,

эксперт по трудовому праву

Список использованных нормативно-правовых актов:

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-XII.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

Каковы требования при ведении табеля рабочего времени в электронном виде?

В соответствии с положениями п. 1 ст. 79 Трудового кодекса РК работодатель обязан вести учет рабочего времени фактически отработанного работником.

Согласно положениям п. 3 ст. 79 Трудового кодекса РК форма и порядок ведения учета рабочего времени определяются актом работодателем.

Учитывая положения пп. 41) п. 1 ст. 1 Трудового кодекса РК, акты работодателя — приказы, распоряжения, инструкции, правила, положения, графики сменности, графики вахт, графики отпусков, издаваемые работодателем.

Таким образом, самостоятельно разрабатывается порядок и форма учета рабочего времени. Порядок учета рабочего времени определяется внутренними положениями (например, положение об оплате труда) и заполняется табель учета рабочего времени по форме, утвержденной внутренними положениями.

На основании положений пп. 1) п. 3 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», операции и события отражаются в системе бухгалтерского учета, при этом должно обеспечиваться адекватное подкрепление бухгалтерских записей оригиналами первичных документов и отражение в бухгалтерских записях всех операций и событий.

Начисление оплаты труда работникам в бухгалтерском учете осуществляется на основании табеля учета рабочего времени, который является первичным документом.

Учитывая положения пп. 2) ст. 1 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» первичные учетные документы (первичные документы) — документальное свидетельство как на бумажном, так и на электронном носителе факта совершения операции или события и права на ее совершение, на основании которого ведется бухгалтерский учет.

Компания вправе формировать табель учета рабочего времени в электронном виде с соблюдением требований Закона РК «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

В соответствии с положениями п. 1 ст. 190 Налогового кодекса РК налоговым учетом является процесс ведения налогоплательщиком (налоговым агентом) учетной документации в соответствии с требованиями Налогового кодекса РК в целях обобщения и систематизации информации об объектах налогообложения и (или) объектах, связанных с налогообложением, а также исчисления налогов и платежей в бюджет и составления налоговой отчетности.

Согласно положениям пп. 1) п. 2 ст. 190 Налогового кодекса РК учетная документация включает в себя бухгалтерскую документацию, а учитывая положения п. 1 ст. 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» бухгалтерская документация включает в себя в т.ч. первичные документы.

Табель учета рабочего времени относится к учетной документации в целях налогового учета.

Исходя из положений п. 1 ст. 193 Налогового кодекса РК, учетная документация составляется налогоплательщиком (налоговым агентом) на бумажном и (или) электронном носителях на казахском и (или) русском языках.

В свою очередь, на основании положений п. 2 ст. 193 Налогового кодекса РК, при составлении учетной документации в электронной форме налогоплательщик (налоговый агент) обязан в ходе налоговой проверки по требованию должностных лиц налоговых органов представить копии такой документации на бумажных носителях, за исключением счетов-фактур, зарегистрированных в информационной системе электронных счетов-фактур.

Таким образом, Компания вправе вести табель учета рабочего времени в электронном виде, но в случае налоговой проверки необходимо по требованию проверяющих предоставить копии табелей на бумажном носителе.

Табель учетарабочего времени и расчета оплаты труда(форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труда». Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках — количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 — 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 — 34.Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты «код вида оплаты», «корреспондирующий счет» над таблицей с графами с 7 — 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 — 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. — то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.

Открыть полный текст документа

Заполнение бланка Т-13, инструкция, образец

Трудовое законодательство требует, чтобы работодатели учитывали время работы сотрудников. При этом установленной формы учета нет — можно использовать типовые бланки, а можно разрабатывать их самостоятельно. Для многих оптимальным решением становится унифицированная форма Т-13. В статье расскажем, как она выглядит, как ее заполнять и как адаптировать под особенности своей компании.

Что нового появилось в трудовом законодательстве на этой неделе расскажет Валентина Митрофанова. Смотрите новый выпуск «Кадрового обзора».

Форма Т-13 табеля учета рабочего времени — основные сведения

Обязанность по учету рабочего времени сотрудников закреплена за работодателями статьей 91 Трудового Кодекса, а табель входит в число обязательных документов внутренней отчетности. За его ведение отвечает сотрудник, получивший соответствующее назначение. Как правило, это кадровик.

Большинство работодателей могут сами выбирать формат табелирования, даже самостоятельно разрабатывать бланки. Но чаще всего выбор падает на унифицированную форму табеля рабочего времени Т-13: она позволяет фиксировать все значимые события трудового времени, а при необходимости ее легко адаптировать под особенности предприятия.

Образец табеля учета рабочего времени Т-13 был утвержден 5 января 2004 года, постановлением Госкомстата №1. Эта форма предназначена для фиксации только количества часов работы, отдыха или других процессов, связанных с трудовой деятельностью. Также существует расширенный вариант (форма Т-12) с отдельным разделом для учета оплат в адрес работника. Но, как правило, используют именно форму Т-13, которую ежемесячно передают в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Скачайте табель учета рабочего времени по форме Т-13.

Бланк Т-13: внешний вид, заполнение, утверждение

Бланк состоит из трех блоков:

Шапка. Здесь указываются название организации, ее реквизиты, структурное подразделение, отчетный период.

Таблица с данными. Дни месяца расположены в два ряда. Так как помимо указания часов нужны еще отметки о типе периода (работа, простой, отпуск и т.д.), то для каждого сотрудника отведен сектор из четырех строк.

Подписи. После заполнения табель подписывает ответственный исполнитель, начальник кадровой службы и руководитель предприятия.

Как заполнять форму Т-13

После заполнения шапки надо внести в таблицу всех табелируемых работников и их табельные номера. Основанием для включения в табель служит приказ о трудоустройстве. Исключить человека из табеля можно только после подписания приказа о его увольнении.

Документальное обоснование требуется для всех отметок, отличных от обычного рабочего времени. Например, период отпуска должен быть подтвержден соответствующим распоряжением, а больничный — листком временной нетрудоспособности.

При внесении данных о времени, количество часов по каждому человеку вносится во 2-ю и 4-ю строки (в соответствии с датами). Строки 1 и 3 предназначены для кодов периода. Например, «В» — выходной. Рабочий день — «РВ» или «Я». Заранее подготовленные бланки рассчитаны на 31 день и если в конкретном месяце меньше дат, то лишние надо перечеркнуть крестиком.

Предлагаем вам скачать табель учета рабочего времени Т-13 с примером заполнения для 40-часовой рабочей неделе при пятидневке.

Обратите внимание: значения для длительности обычного рабочего дня должны совпадать с тем, что у сотрудника указано в трудовом договоре. Для большинства тружеников нормальным является 8-часовой рабочий день. Но если в ТД значится укороченный день, ставить в табеле «восьмерки» нельзя.

Если человек работал сверхурочно, это надо отметить специальным кодом и прописать реальное количество отработанных часов. При этом обязательно должен быть приказ руководителя о привлечении к сверхурочному труду.

Заполнять бланк можно сплошным методом (когда отмечаются все явки и неявки) или регистрировать только отклонения (опоздания, сверхурочные, неявка и т.д.) Если учет событий ведется в днях, то в верхней ячейке надо проставить код, а нижнюю оставить пустой. К таким событиям относятся командировки, больничные, отпуска.

Порядок ведения табеля: утверждение

С 1 января 2013 года унифицированные формы первичного учета, к которым относится и табель учета РВ, перестали быть обязательными и перешли в разряд рекомендованных (закон №402-ФЗ от 06.12.2011). В силу этого порядок ведения формы Т-13 стал более гибким — каждый работодатель может вносить в него свои нюансы. Установленный в вашей компании порядок целесообразно закрепить отдельным локальным актом: руководством или инструкцией. \

Вот что надо отразить в этом документе:

Кто ответственен за ведение табеля.
Нужно ли вести учет по каждому подразделению, или регистрация будет сплошной по компании.
Обозначения периодов времени, если у вас они отличаются от стандартных.
Выбранный метод заполнения (сплошной или только отклонения).
Порядок отражения нештатных ситуаций.

Краткие итоги

Учитывать отработанное время обязательно, и это можно делать в любой удобной форме. Для упрочения первичного учета целесообразно использовать бланк Т-13 — его можно скачать в нескольких форматах.

Преимущества формы Т-13:

Бланк Т-13 активно используется для автоматизации учета на производстве. Вы можете скачать форму Т-13 табеля учета рабочего времени в текстовом формате или в виде таблицы Excel, и начать табелирование без лишних задержек.
Можно использовать стандартную систему кодов или внедрить свою. В последнем случае это надо закрепить локальным актом и оформить «легенду» приложением к табелю. Таким образом, бланк Т-13 подходит для предприятий с самой разной специализацией.
Есть свобода выбора метода заполнения, что позволяет адаптировать табель к особенностям компании.

Хронометраж: что можно и чего нельзя делать

Работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Этот, казалось бы, простой процесс может стать сложным, когда сотрудники приходят рано или поздно уходят, путешествуют по делам, участвуют в корпоративных тренингах и используют мобильные устройства, чтобы оставаться на связи в нерабочее время. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своими обязанностями по хронометражу.

Можно:

Используйте систему точного хронометража. Работодатели могут выбрать предпочитаемый метод хронометража (например, хронометраж, табели учета рабочего времени или считыватели бейджей) при условии, что он является полным и точным. Хотя лучше всего отслеживать время сотрудников с точностью до отработанной минуты, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет работодателям округлять часы работы сотрудников из-за неопределенности или неэффективности (максимум до 15 минут). Ваша политика округления времени должна применяться справедливо и не может последовательно округляться в пользу компании или приводить к невозможности подсчета всего фактически отработанного сотрудниками времени.Например, если работодатель округляет до ближайших 15 минут, он может округлить время сотрудника с одной до семи минут, но он должен округлить время с восьми до четырнадцати минут. Примечание: Некоторые штаты устанавливают ограничения на округление времени. Прежде чем применять политику округления времени, ознакомьтесь со всеми применимыми законами и рассмотрите свою систему хронометража.
Требовать от сотрудников записи всего отработанного времени. Время, потраченное на использование технологий вне офиса для ответа на рабочую электронную почту, доступа к сети компании, проверки телефонных сообщений или выполнения других рабочих задач, обычно считается оплачиваемым рабочим временем.Убедитесь, что сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, знают, что они должны сообщать обо всем времени, потраченном на работу, включая время, которое они потратили на проверку рабочей электронной почты в нерабочее время. Если сотрудники не могут использовать вашу обычную систему учета рабочего времени для учета работы в нерабочее время, проинструктируйте их, как быстро и точно сообщать об этих часах.
Запишите время тренировки и поездки. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатели должны оплачивать работникам не только время, фактически потраченное на работу, но и определенное непродуктивное время, такое как время, потраченное на обучение или поездки.Например, когда сотрудник уезжает на работу с ночевкой, ему нужно платить за все время, которое выходит за рамки его обычного рабочего времени, независимо от того, совершается ли поездка в его обычный рабочий день. Если обычный рабочий день сотрудника с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, вы должны заплатить сотруднику за ночные командировки, которые происходят с 8:00 до 17:00. даже если это произойдет в субботу или воскресенье. Убедитесь, что вы понимаете правила оплачиваемого обучения и времени в пути, и проинструктируйте сотрудников соответствующим образом вести учет своего времени.
Считайте перерывы на отдых «рабочим временем». Согласно FLSA, если вы предоставляете перерыв для отдыха (любой период продолжительностью 20 минут или менее, который сотруднику разрешено проводить вне работы), он должен быть оплачен. Поэтому следите за тем, чтобы сотрудники не уходили на перерывы продолжительностью 20 минут или меньше. Продолжительность перерыва, как правило, является единственным фактором, определяющим, требуется ли оплата, а не причиной перерыва.
Требовать от сотрудников проверки отработанного времени. В конце каждого периода оплаты потребуйте, чтобы сотрудники проверяли свои учетные записи рабочего времени и проверяли их точность.Это может помочь вам внести исправления перед расчетом заработной платы и документально подтвердить, что сотрудник подтвердил точность своих записей рабочего времени.

Нельзя:

Удерживайте зарплату, если сотрудники не представляют / не подписывают табель учета рабочего времени. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатель должен оплачивать работникам все отработанные часы в следующий запланированный день выплаты жалованья, независимо от того, соблюдал ли работник процедуры учета рабочего времени компании. Если сотрудник не представляет или не подписывает табель учета рабочего времени, попросите сотрудника и его руководителя немедленно предоставить / подтвердить отработанные часы и соответственно заплатить сотруднику.
Разрешить сотрудникам работать в нерабочее время. Работодатели не могут просить или позволять работникам, не освобожденным от уплаты налогов, работать в нерабочее время. Убедитесь, что у вас есть политика, которая прямо запрещает работу в нерабочее время, и средства контроля для предотвращения этого.
Удерживать оплату за «несанкционированное» рабочее время. У работодателей может быть политика, требующая от сотрудников получения разрешения перед работой сверхурочно (или перед тем, как прийти на работу раньше / выйти поздно). Однако работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все отработанное время, независимо от того, было ли это санкционировано заранее.Если сотрудники нарушают политику, работодатель может подвергнуть их дисциплинарным взысканиям за непредоставление предварительного разрешения, но ни в коем случае работодатель не может удерживать заработную плату.
Сделайте автоматические вычеты за периоды приема пищи. Лучше всего требовать от сотрудников выходить из дома и приходить обратно на время приема пищи. Это может помочь обеспечить оплату сотрудников за пропущенные обеденные перерывы и учесть время, когда сотрудники возвращаются с обеда поздно. Учет рабочего времени должен точно отражать, что сотрудник ел перерыв, как долго длился перерыв, а также фактическое количество отработанных часов.Кроме того, в некоторых штатах есть требования к ведению учета периода приема пищи, и автоматические вычеты могут нарушать эти требования. Проверьте закон вашего штата на соответствие.
Забудьте о перерывах в приеме пищи. Согласно закону FLSA, для неоплачиваемого периода приема пищи он, как правило, должен составлять не менее 30 минут без перерыва, и работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей для того, чтобы принимать пищу регулярно (в некоторых штатах есть дополнительные требования). Если прием пищи сотрудника прерывается (включая требование о том, чтобы сотрудник был доступен для работы, если необходимо, во время периода приема пищи), сотруднику следует либо заплатить за полный период приема пищи, либо разрешить продолжить свой период приема пищи в течение полных 30 минут после окончания приема пищи. прерывание.Попросите сотрудников сообщать о прерванных обеденных перерывах, чтобы им можно было заплатить за это время.
Пренебрежение обязанностями по ведению документации. Закон FLSA требует, чтобы работодатели вели табели учета рабочего времени и другие записи, на которых основывается расчет заработной платы, в течение как минимум двух лет. Работодатели также должны вести учет заработной платы, включая отработанные часы каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю, в течение как минимум трех лет. Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет.Проверьте законодательство своего штата на предмет дополнительных требований к ведению документации.

Заключение:

Разработайте политики и процедуры, чтобы обеспечить точный учет рабочего времени для всех сотрудников, не освобожденных от налогов, и чтобы им платили за все время, потраченное на работу.

Табель учета рабочего времени, требуемый законом | Малый бизнес

Федеральные законы о табеле рабочего времени требуют, чтобы застрахованные работодатели вели минимальный учет рабочего времени своих сотрудников. Компаниям, возможно, придется вести ежедневный учет, если они платят своим работникам почасовую оплату.Это необходимо для обеспечения соблюдения федеральных законов о минимальной заработной плате и сверхурочной работе. Во многих штатах есть дополнительные требования к табелям рабочего времени для работодателей и могут потребоваться компании вести учет перерывов сотрудников.

Общие законы

Министерство труда США применяет Закон о справедливых трудовых стандартах, который устанавливает минимальную заработную плату и продолжительность рабочего времени для покрытых работодателей. Закон применяется к работодателям в государственных, местных и федеральных органах власти штата; работодатели государственных агентств; профсоюзные залы; работодатели в сфере здравоохранения; и школы.Это также относится к частным работодателям, которые ведут межгосударственный бизнес или производят валовой объем продаж не менее 500 000 долларов в год.

Охватываемые предприятия должны соблюдать требования закона о табеле рабочего времени и правила ведения документации. В штатах могут действовать дополнительные законы о заработной плате и часах для работодателей. В нескольких штатах, в том числе в Техасе и Калифорнии, есть особые правила табеля рабочего времени, которые применяются ко всем владельцам бизнеса, независимо от их размера.

Федеральные правила

В соответствии с федеральным законом предприятия могут вести табели учета рабочего времени или табели учета рабочего времени, в которых фиксируется фактическое количество часов, в течение которых их сотрудники работают.На практике они могут округлить время работы своих сотрудников с точностью до 15 минут. Тем не менее, Отдел заработной платы и часов Министерства труда США заявляет, что работодатели, которые округляют в меньшую сторону, также должны время от времени округлять в большую сторону, чтобы приносить пользу своим сотрудникам. Это гарантирует, что работодатели со временем будут надлежащим образом компенсировать своим сотрудникам.

Соображения

Застрахованным компаниям запрещено поощрять своих сотрудников к работе «вне рабочего времени». Хотя федеральный закон не требует, чтобы компании платили своим сотрудникам за неиспользованное время или предоставляли перерывы, они должны оплачивать им перерывы для отдыха продолжительностью менее 20 минут или перерывы на обед менее 30 минут.Сотрудники с почасовой оплатой, а также сотрудники, не являющиеся руководителями или административными сотрудниками, должны получать компенсацию за сверхурочную работу в размере 1 1/2 их почасовой оплаты за любое время, когда они работают сверх 40 часов в неделю.

Записи

Помимо соблюдения федеральных требований к хронометражу, работодатели должны вести надлежащий учет своих сотрудников, включая имена, номера социального страхования, пол и адреса. Работодатели также обязаны вести учет заработной платы своих сотрудников.

В некоторых штатах, таких как Калифорния и Техас, работодатели должны хранить эти записи в течение минимального количества лет.Калифорния также требует, чтобы работодатели раскрывали учет рабочего времени сотрудника по запросу сотрудника или уполномоченного по вопросам труда штата. В некоторых штатах есть дополнительные требования к расписанию для несовершеннолетних, которые включают учет определенного количества часов, которые они работают.

Ссылки

Писатель биографии

Джилл Стимсон работала на различных должностях по управлению недвижимостью в Мэриленде и Делавэре. Стимсон работала в трех ведущих компаниях по управлению недвижимостью в коммерческой отрасли и сосредоточила свою карьеру на логистике строительства недвижимости и отношениях с арендаторами.Она имеет степень доктора юридических наук и степень бакалавра психологии.

Законодательные требования США в отношении учета рабочего времени сотрудников

Одна из самых важных обязанностей работодателя — это соблюдение федеральных законов и нормативных актов штата и законов о труде . Есть много важных законов, о которых HR должен знать, но немногие из них так же важны, как законы, касающиеся рабочего времени и посещаемости.

Это включает соблюдение Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который служит для защиты правил рабочего времени, заработной платы и сверхурочной работы для всех сотрудников.Хотя FLSA не определяет метод и способ управления и отслеживания рабочего времени сотрудников, он устанавливает набор требований по учету рабочего времени сотрудников для почасовых, оплачиваемых и не освобожденных от налогообложения сотрудников.

Эта должность будет охватывать требования к учету рабочего времени и посещаемости сотрудников, включая правила и положения для различных трудовых договоров. Также будут рассмотрены преимущества использования программного обеспечения учета рабочего времени для эффективного соблюдения требований FLSA.

Убедитесь, что вы в курсе всех требований трудового законодательства и требований к учету рабочего времени и посещаемости, чтобы избежать возможных федеральных штрафов и штрафов.

Федеральный закон об учете рабочего времени

Хотя FLSA не определяет, как данные должны собираться и управляться, и следует ли использовать приложение учета рабочего времени и посещаемости, в федеральном законе о табелях учета рабочего времени говорится, что является обязательным для ведения учета рабочего времени сотрудников в течение почасовой, не — освобожденные работники, а также освобожденные и не освобожденные от уплаты налога работники .

Это включает отработанных часов в день, время прихода и ухода, перерывы, сверхурочные, выплачиваемую заработную плату и другие условия занятости . Несоблюдение требований FLSA по отслеживанию времени может привести к штрафам и пени, поэтому очень важно определить систему для записи этих данных.

При условии, что все данные отслеживаются и записываются, работодатели могут вести учет времени любым удобным для них способом. Некоторые компании используют программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников, другие используют приложение для учета рабочего времени или приложение для расписания сотрудников для эффективного управления и отслеживания этой информации.Независимо от того, какая система отслеживания посещаемости сотрудников используется, компаниям также необходимо быть в курсе любых законов о мониторинге сотрудников на уровне штата.

Учет рабочего времени для почасовых сотрудников

Несмотря на то, что конкретные правила и положения о часах различаются в зависимости от штата, существует ряд федеральных требований , которые применяются ко всем почасовым сотрудникам в США:

FLSA требует, чтобы в записях указывались дата и время начала и окончания работника.
Почасовые сотрудники должны получать оплату за все отработанное время .
«Нерабочее время» работа нелегальная л. Сотрудники могут подать жалобу в Министерство труда или подать иск о невыплате заработной платы в соответствии с FLSA.
Согласно правилу 7 минут время прихода и ухода на табло округляется до ближайшей четверти часа. Многие онлайн-приложения и программы для учета рабочего времени сотрудников (используемые для ускорения процесса учета рабочего времени) автоматически округляют часы сотрудника, используя это 7-минутное правило.
Работодатели могут изменять табель учета рабочего времени без ведома сотрудника при условии, что ему платят за все отработанное время.
Чтобы соответствовать требованиям FLSA по учету рабочего времени, необходимо вести учет для учета времени прихода и ухода, сверхурочных и перерывов.
Многие работодатели заставляют своих сотрудников ждать начала назначенной им смены, прежде чем приступить к работе. Это означает, что от сотрудников нельзя требовать выполнения каких-либо обязанностей до прихода на работу в .
Работодатель решает, сколько часов должен работать почасовой работник. Если работник, не освобожденный от уплаты налогов, работает более 40 часов в неделю, он должен получать компенсацию в 1,5 раза превышающую их обычную ставку заработной платы .

Правила учета рабочего времени для сотрудников, освобожденных от сверхурочной работы
Не все сотрудники имеют право на сверхурочную работу. Согласно FLSA, работник считается освобожденным от сверхурочной работы, если ему выплачивается на основе заработной платы, должность оплачивается минимум 455 долларов в неделю и он выполняет исполнительные, административные или профессиональные обязанности .Хотя все сотрудники с почасовой оплатой не освобождены от уплаты налогов, есть как освобожденные, так и не освобожденные от уплаты налоги наемные работники.
Чем отличаются правила учета рабочего времени при управлении сотрудниками, освобожденными от сверхурочной работы?
Наемные работники имеют право на получение своей базовой заработной платы независимо от того, сколько часов они отработали в данную неделю.
Наемных сотрудников ожидается, что выполнят возложенные на них обязанности независимо от того, сколько времени они займут.
Работодатели не могут удерживать заработную плату наемного работника за отсутствие менее полного дня .Так, если, например, сотрудник приходит домой больным в обеденное время, время, которое он не провел в офисе в этот день, не может быть вычтено из заработной платы сотрудника.
Работники, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату за все отработанные часы.
Соответствует федеральным требованиям к хронометражу DCAA
Компании с федеральными контрактами, вероятно, уже знакомы со строгими правилами хронометража DCAA . DCAA означает Агентство по аудиту оборонных контрактов .Это агентство работает с Министерством обороны, чтобы убедиться, что деньги из федеральных грантов и контрактов распределяются правильно.
DCAA имеет очень специфические правила, когда дело доходит до учета рабочего времени сотрудников . Требуют, чтобы предприятия:
Создать политику отпусков
Информировать сотрудников об этой политике
Отслеживание ежедневно
Обеспечение точной отчетности
Подтвердить информацию об учете рабочего времени
Принимать к сведению любые изменения
Хранить подробную информацию
Те, кто не соблюдает правила DCAA, могут быть оштрафованы или упускать возможности в будущем в Министерстве обороны.
Государственный закон об учете рабочего времени
Помимо федеральных законов, регулирующих время и посещаемость, предприятиям необходимо учитывать также законы штата и местные законы. Вот несколько примеров соответствующих законов штата:
Закон Калифорнии не требует использования электронной системы хронометража или приложения для учета рабочего времени, поскольку принимаются бумажные записи. Калифорнийские приказы о заработной плате требуют, чтобы работодатели вели учет рабочего времени сотрудников «на английском языке, чернилами или другими нестираемыми формами».«Хотя при наличии более чем нескольких сотрудников хранение бумажных копий может стать неуправляемым. Переход на цифровые технологии — лучший способ управления учетом рабочего времени сотрудников.
Закон штата Вашингтон требует, чтобы работодатели выплачивали работникам, не освобожденным от уплаты налогов, в 1,5 раза превышающую их обычную ставку заработной платы за любые часы, отработанные сверх установленной 40-часовой рабочей недели.
Закон штата Техас о заработной плате регулирует практику оплаты труда и рабочего времени. Работодатели Техаса должны вести соответствующие записи о заработной плате за каждый платежный период, а законы штата о зарплате позволяют работодателям использовать часы или табели учета рабочего времени для учета рабочего времени.
Работодатели штата Мичиган должны вести учет общего количества отработанных часов в день с указанием времени начала и окончания каждого дня с точностью до ближайшей десятой доли часа или меньше.
Программное обеспечение для учета рабочего времени сотрудников
Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работодатели вели точный учет рабочего времени всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Однако на федеральном уровне нет законодательного требования использовать часы или программное обеспечение для учета рабочего времени для почасовых сотрудников.
При этом, дает много преимуществ для внедрения системы часов , особенно для работодателей с большой рабочей силой или когда сотрудники распределяются по нескольким сменам:
Счетчик рабочего времени помогает руководителям и сотрудникам отслеживать и брать на себя ответственность за свою рабочую нагрузку и обязанности
Программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости помогает работодателям отслеживать подрядчиков, соблюдающих бюджетные ограничения
Данные из программного обеспечения с синхронизацией по времени можно использовать для определения стратегического направления и измерения прогресса в достижении целей
Работодатели могут проверять командную и индивидуальную посещаемость и производительность в режиме реального времени
Работодатели могут эффективно управлять учетом рабочего времени удаленных сотрудников
Учет рабочего времени сотрудников приводит к более эффективных процессов расчета заработной платы
Повышает эффективность графиков сотрудников и создает индивидуальную подотчетность сотрудников.
Это сводит к минимуму возможные бухгалтерские ошибки
Программа для расписания сотрудников может помочь компаниям сэкономить время и деньги
Некоторые работодатели выбирают систему определения местоположения GPS для отслеживания своих сотрудников.Это позволяет менеджерам определять, в каком месте работают и где нет сотрудников (офис, дом или другое).
Хотя простые шаблоны посещаемости можно использовать для отслеживания времени и посещаемости, приложение для учета рабочего времени или автоматизированная система могут упростить и ускорить этот процесс. Использование программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников или приложения для учета рабочего времени сотрудников также может помочь работодателям соблюдать все требования FLSA к ведению записей и систематизировать данные, чтобы их можно было хранить в течение 3 лет, предусмотренных законодательством США.Помимо соблюдения правовых норм, хорошее приложение для отслеживания рабочего времени также может помочь правильно рассчитать часы (с округлением и сверхурочной работой), что делает его ценным ресурсом для крупных и малых предприятий.
Автор Cat Symonds; Под редакцией Таня Лесюк
Ресурсы для HR-специалистов
Подпишитесь на нашу еженедельную рассылку, чтобы получать самые свежие тенденции, советы и ресурсы для специалистов по персоналу
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку данных для получения запрошенной информации Политика конфиденциальности
Спасибо за подписку!
Следите за нашей новостной рассылкой.Каждую среду на ваш почтовый ящик
Что-то пошло не так. Повторите попытку через несколько секунд
8 золотых правил учета рабочего времени сотрудников
НЕОБХОДИМО для перемещения части Bonus в начало руководства. Но вот оно, правило № 9: если вы не отслеживаете время своей команды, первое правило — вы должны это делать.
Отслеживание времени популярно среди компаний, которые выставляют счет своим клиентам на почасовой основе.Но учет рабочего времени сотрудников также может дать ценную информацию для компаний с другой бизнес-моделью.
Если вы когда-либо работали в компании или в проекте, где учет рабочего времени был необходим, вы знаете, что возникают определенные проблемы. Тем более при удаленном управлении командой. Люди забывают отслеживать свое время, табели учета рабочего времени теряются, а контроль времени отнимает у менеджеров лишние часы. Итак, как вы можете гарантировать, что учет рабочего времени ваших сотрудников идет гладко и без ошибок?
Мы отслеживаем время на протяжении многих лет, переживая наши взлеты и падения.В процессе работы мы усвоили изрядное количество советов и приемов, которые можно и нельзя применять к управлению временем своей команды.
Готовы узнать? Пойдем!
ЧАСТЬ ПЕРВАЯ: ДЕЛАТЬ — Маленькие вещи, которые улучшают учет рабочего времени ваших сотрудников
В первой части этого руководства мы рассмотрим лучшие практики управления временем. Вы можете применять эти правила, чтобы отслеживать время, отработанное над проектами, или просто отслеживать достижения всех в работе.
Правило №1. Сделать это очень просто
Если вы сравните то, как разные команды отслеживают свое время, вы увидите, что некоторые из них более успешны, чем другие. Их секрет? — супер простая формула учета рабочего времени.
Независимо от того, используете ли вы инструменты для учета рабочего времени или электронные таблицы, чтобы отслеживать работу каждого, она должна быть простой для понимания. Найдите простой онлайн-инструмент или создайте формулы электронных таблиц, которые будут легко пониматься. Избегайте сложных уравнений и схем проектов.
Правило №2. Сделай это быстро
Вы же не хотите оказаться в ситуации, когда учет времени отнимает больше времени, чем помогает сэкономить. Убедитесь, что заполнение расписаний или ввод данных не будет занимать более 10 минут рабочего времени сотрудника каждый день. Чтобы ускорить процесс, создайте заранее составленные табели учета рабочего времени. Если вы используете программное обеспечение для управления работой, настройте категории проектов и типы задач, которые помогут автоматически заполнять поля ввода.
Правило №3. Совместите учет рабочего времени каждого
Когда каждый сотрудник отправляет менеджеру неорганизованные записи учета рабочего времени, на то, чтобы разобраться в данных, может уйти больше суток.Руководители проектов тратят часы на анализ и документирование рабочего времени каждого только потому, что оно неорганизовано и разбросано между электронными письмами и таблицами.
Самый простой способ организовать время сотрудников — использовать инструмент учета рабочего времени, так как он автоматизирует процесс документирования. Вы никогда не потеряете важные данные, а еще лучше — их можно найти с помощью быстрой формулы Control + F.
Правило №4. Организуйте свой тайм-менеджмент
Когда вы приступите к учету рабочего времени, вам необходимо установить некоторые четкие правила, чтобы избежать путаницы в будущем.Есть простые действия, которые вы можете предпринять, чтобы улучшить понимание, которое вы получаете из отчетов о работе и расписаний.
Добавьте метки проектов и используйте одни и те же категории задач во ВСЕХ проектах. Согласуйте минимальную единицу времени, которая будет использоваться при регистрации — 5, 10 или 15 минут. Согласитесь также регистрировать больничные, сверхурочные и т. Д., Чтобы все были на одной странице, что дает точные результаты и полезную информацию.
Подробнее: Этот 1-часовой еженедельный аудит работы резко повысит вашу производительность
ЧАСТЬ ВТОРАЯ: НЕ — Глупые ошибки, которых нужно избегать как огонь
Хотя учет времени — это не совсем ракетная наука, есть большая вероятность, что вы делаете крошечные ошибки, которые приводят к ошибкам и разочарованию.Избегая типичных ошибок, вы можете значительно улучшить управление временем вашей команды
.
Правило №1. Не тратьте слишком много времени на отслеживание
Запись ежедневной работы не должна занимать более 10 минут. И определенно не нужно тратить часы времени менеджеров на анализ результатов. Вы же не хотите, чтобы экономящий время процесс управления работой отнимал у вас еще больше времени.
Избегайте двойного ввода данных, гарантируя, что ваши сотрудники отправляют безошибочные и организованные табели учета рабочего времени.Настройте процесс ежемесячной проверки, при котором вы собираете все данные учета рабочего времени одним пакетом, а не пролистываете старые электронные письма в поисках ответов. Еще лучше, если вы сможете перенести учет рабочего времени сотрудников в онлайн и автоматизировать часть своей работы.
Подробнее: 4 совершенных хака, чтобы погрузиться в поток (и получать удовольствие от работы)
Правило №2. Не теряйте фактор доверия
Люди легко чувствуют себя контролируемыми при отправке табелей учета рабочего времени и отчетов о работе. Вопросы вроде «Достаточно ли я поработал на этой неделе?» или «Доволен ли мой руководитель моей работой?» быстро приходят в голову.Ежедневное ведение журнала менее 8 часов может показаться угрозой для работы.
Итак, как вы можете получать точные отчеты о работе, не ставя под угрозу чувство безопасности ваших сотрудников? Лучший способ — быть честным. Объясните своей команде, что это нормально вести журнал от 6 до 8 часов каждый день. Таким образом, они не будут вынуждены регистрировать больше времени, чем им фактически потребовалось для выполнения задачи, а вы получите точные отчеты о работе.
Читать дальше: Обзор 18 лучших инструментов управления временем
Правило №3.Не теряйте свои данные
Что делать, если вы случайно удалили электронное письмо с расписаниями своей команды? Или что, если кто-то нажал не ту кнопку и удалил данные за год в вашем инструменте учета рабочего времени? Есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы избежать этих угрожающих перспектив.
Интересное чтение: 10 простых шагов, которые помогут улучшить процесс выставления счетов прямо сейчас
Резервное копирование. Это та работа, о которой вы должны время от времени думать, касаясь всех ваших важных бизнес-данных.Добавляйте дубликаты расписаний сотрудников и отчеты о работе в Dropbox.
При использовании онлайн-инструмента для управления временем ежеквартально экспортируйте важные данные и сохраняйте их где-нибудь за пределами программного инструмента. Еще один отличный совет — заблокировать свои документы или сделать их доступными для редактирования / удаления для людей с определенными правами пользователя.
Правило №4. Не забудьте ИСПОЛЬЗОВАТЬ отчеты о времени
Нет смысла отслеживать время вашей команды, если вы не используете эти данные для анализа и оптимизации своей работы.Возможно, вы откроете для себя новые идеи, о которых раньше даже не задумывались. Например, команда, которую мы назовем компанией X, обнаружила, что они проводят более 25% своего времени на встречах с клиентами. Они не думали выставлять клиентам счета за встречи, но после этого огромного разоблачения они установили новый прейскурант, что привело к увеличению ежемесячного дохода на 20%.
Анализ данных расписания может стать настолько увлекательным процессом, что руководителям проектов он понравится, вместо того, чтобы рассматривать его как еще одну скучную обязанность.Ищите способы повысить продуктивность своей команды, взявшись за более прибыльные проекты и избегая трудоемких задач с незначительным результатом.
После того, как вы настроите четкие правила учета рабочего времени и получите полный обзор работы своей команды, все может двигаться только вверх.
Хотите получать больше от своего времени? Ознакомьтесь с этими 16 рекомендациями по отслеживанию рабочего времени.
Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика
35+ наиболее распространенных вопросов о расписании, ответы
ОСНОВЫ
01.Что такое табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени — это запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу в течение фиксированного периода времени, например дня, недели или месяца. Это также запись количества времени, которое сотрудник потратил на работу над конкретным проектом или для конкретного клиента.
Таблицы учета рабочего времени
обычно заполняются сотрудниками, хотя это зависит от политики расписания компании — в некоторых случаях менеджер, руководитель или работодатель заполняет расписание сотрудника.
02. Кто изобрел табели учета рабочего времени?
Христиану Гюйгенсу приписывают изобретение первых часов (маятниковых часов) в 1656 году, но первое имя в истории, связанное с современной концепцией расписания, — это Уильям Банди. Он был тем, кто изобрел, а затем запатентовал первые автоматические механические часы в 1880-х годах.
Изображение предоставлено: Petecollier [CC BY-SA 3.0]
Сегодня многие компании используют систему на основе карт учета рабочего времени, аналогичную той, которую представил Банди — фактически, всю систему часов, которую мы используем сегодня, часто называют Банди. часы .
Интересно то, что во времена Банди многие профессионалы, которые сегодня обычно работают с почасовой оплатой (например, инженеры, юристы и архитекторы), игнорировали концепцию часов с почасовой оплатой и предпочитали заряжать по месту работы.
03. Как заполнять табели учета рабочего времени? Как работают табели учета рабочего времени?
Формы расписания
обычно требуют, чтобы сотрудники вводили время, которое они проводят на работе, с акцентом на время, которое они проводят, выполняя работу для конкретных клиентов и над конкретными проектами.
Хотя это не точное назначение расписания, руководитель может также определить время, когда сотрудники приходили на работу и уходили, а также время, когда они делали перерывы.
Эти данные вводятся за день, а затем суммируются ежедневные итоги, чтобы получить итоги за неделю и месяц для проектов.
В этом суть, но точные данные, требуемые расписанием, определяются типом расписания, которое вам нужно заполнить.
04. Какие бывают табели учета рабочего времени?
Обычно мы различаем табели учета рабочего времени на основе периода времени, который они охватывают, и требуемой информации.
Ежемесячные табели учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени за полмесяца
Еженедельные расписания
Расписание раз в две недели
Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
Распорядок дня для руководителей
Расписания по проекту
Скачать шаблоны табелей учета рабочего времени
05. Почему мне нужно заполнять табель учета рабочего времени?
Табели учета рабочего времени так важны для бизнеса по нескольким причинам:
Они помогут вам более точно выставить счет
Они помогают отслеживать стоимость проекта
Они помогают измерять производительность сотрудников
Они дают вам представление о вашей эффективности на работе
Они помогают сэкономить деньги, соизмеряя предполагаемый бюджет проекта с реальностью вашего незавершенного проекта
И, что, возможно, наиболее важно, они помогают вам правильно получать оплату за вашу работу — табели учета рабочего времени, которые заполняются точно и вовремя, часто требуются для расчета заработной платы.
06. Табель учета рабочего времени — это табель учета рабочего времени?
Таблицы учета рабочего времени и табели рабочего времени часто используются как синонимы — в конце концов, они оба представляют собой записи о часах, затраченных на работу.
Однако в расписании записывается больше данных, чем в традиционном табеле:
Временная карта — это карта с отметкой времени, означающая, что только для записи времени начала и окончания работы сотрудника — это, по сути, простая система входа и выхода. Раньше сотрудники использовали перфокарты для входа и выхода, но в настоящее время они используют для этой цели автоматические калькуляторы временных карт или программное обеспечение для отслеживания времени.
Табель учета рабочего времени позволяет регистрировать различные задачи и проекты, над которыми работали в течение фиксированного периода времени, для целей учета проектов, выставления счетов клиентам и обработки заработной платы. Хотя это не его основная функция, в расписании также записывается время , когда сотрудники приходят на работу и уходят в течение дня.
07. Что такое приложение для расписания?
Приложение расписания — это электронное решение для добавления времени в расписание — вы получаете готовый шаблон расписания, в котором вы можете добавить время для проектов и задач за пару кликов.
Позже вы сможете загружать и распечатывать свои заполненные табели учета рабочего времени, копировать шаблоны табелей учета рабочего времени для использования в будущих неделях, удалять и редактировать проекты и задачи, над которыми вы работали, а также перемещаться по заполненным табелям учета рабочего времени за прошлые недели.
08. Что такое соблюдение расписания?
Соблюдение расписания
связано с рядом важных федеральных законов и ведомств, а именно с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA) и Агентством по аудиту контрактов на оборону (DCAA).
Все сотрудники, подпадающие под действие правил и положений FLSA (также известные как сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов), должны соответствовать требованиям FLSA. Правила и положения, которые должны быть соблюдены, чтобы компания оставалась совместимой с FLSA, включают:
Количество отработанных часов в неделю
Количество утвержденных сверхурочных часов в неделю
Время, затраченное на отпуск по болезни и оплачиваемое время
Компании, заключающие контракты с правительством США, должны соответствовать требованиям DCAA — в их обязанности входит:
Ведение контрольного журнала всех изменений расписания
Утверждение заполненных табелей учета рабочего времени
Составление регулярных и исчерпывающих отчетов
Для получения дополнительной информации о том, как обеспечить соответствие расписаний, ознакомьтесь с нашими руководствами по соответствию FLSA и DCAA.
09. Действительно ли стартапам нужно программное обеспечение для учета рабочего времени, чтобы отслеживать сотрудников и выполнение проектов?
По доверенности, стартапам на самом деле не нужно соблюдать какие-либо жесткие правила, но использование программного обеспечения для расписания может иметь ряд неоспоримых преимуществ для вашего начинающего бизнеса.
Если ваша команда стартапа регулярно заполняет табели учета рабочего времени, вы сможете:
Легко и правильно выставляйте счета клиентам
Платите своей команде правильно
Контроль стоимости проекта
Минимизируйте время, затрачиваемое на менее важные детали вашего бизнеса
Максимизируйте время, потраченное на стратегическое мышление, чтобы вывести ваш стартап на новый уровень
Более того, элемент прозрачности, обеспечиваемый заполнением расписаний, поможет вам справиться с выкупами и слияниями, а также составить точные записи, которые служат доказательством работы и прогресса вашего стартапа — такие записи могут иметь решающее значение для привлечения потенциальных инвесторов.
10. Какая связь между программным обеспечением табелей учета рабочего времени и производительностью?
Учет рабочего времени с помощью программного обеспечения для расписания доказало, что оно повышает продуктивность и дает ряд преимуществ для бизнеса, связанных с производительностью.
Некоторые из этих преимуществ включают:
Теоретически вы могли бы достичь отличных результатов работы без программного обеспечения для расписания — попросив ваших сотрудников заполнять бумажные табели учета рабочего времени ручкой или используя другой неэлектронный метод расписания.
Тем не менее, программное обеспечение для расписания — это элемент расписания, который способствует лучшей производительности и управлению временем за счет автоматизации этих процессов, делая все проще и эффективнее.
ФИНАНСОВЫЙ АСПЕКТ
11. Почему табель учета рабочего времени важен для расчета заработной платы?
Одно из основных применений заполненных табелей учета рабочего времени — расчет заработной платы. Заработная плата рассчитывается на основе количества рабочих часов, добавленных в табель учета рабочего времени. По сути, вот как это происходит:
Сотрудники заполняют табели учета рабочего времени
Суммируется время, проработанное сотрудниками в течение недели или месяца
Общая сумма на одного сотрудника преобразуется в десятичный формат и умножается на их соответствующие почасовые ставки (например,г. 8,5 x 60 долларов = 510 долларов)
Опять же, вы можете выполнить эти действия с помощью ручного расчета (если ваш бизнес использует физические табели учета рабочего времени для отслеживания рабочего времени сотрудников), но автоматизация расчета с помощью программного обеспечения для отслеживания рабочего времени является гораздо более быстрым и точным решением.
12. Что такое аттестация табеля учета рабочего времени?
Аттестация по определению означает «свидетельство или доказательство чего-либо», а аттестация расписания помогает вам доказать, что ваша компания соответствует стандартным правилам и положениям в отношении заработной платы и отработанного времени.Аттестация расписания также помогает снизить риск ответственности.
Лучше всего обеспечить аттестацию расписания, добавив пункт аттестации в свою политику расписания — при этом вам необходимо:
Решите, что сотрудники должны подтвердить, а затем четко укажите это в своем пункте
Определите процессы, необходимые для реализации политики — это включает аудит старых процессов политики и обеспечение реализации процессов, которые способствуют реализации новой политики
Убедитесь, что документация согласована.
Определить дисциплинарные меры, которые будут применяться к сотрудникам, которые часто злоупотребляют политикой аттестации
Определить способы исследования проблем с внедрением процессов
Обучите своих менеджеров и руководителей следить за политикой аттестации и исследовать ее.
13.Как рассчитать заработок на основе расписания?
Рассчитать прибыль на основе расписания легко, особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического расписания — например, вы хотите подсчитать прибыль, которую вы получили по конкретному проекту:
Определите почасовую ставку для этого проекта
Введите все время, которое вы потратили на этот проект
После того, как вы введете свои данные, вам останется только наблюдать, как время, потраченное вами на работу над этим проектом, автоматически умножается на вашу почасовую ставку — итоговые числа — это ваши доходы от этого проекта.
14. Как выставить счет на табель учета рабочего времени?
Выберите простое в использовании программное обеспечение для выставления счетов из списка проверенных инструментов для выставления счетов.
Добавьте к счету число, которое представляет общую сумму доходов вашего проекта от программного обеспечения расписания. Добавьте дополнительную информацию, необходимую для формы счета-фактуры, такую как номер счета-фактуры, позиции счета-фактуры, дату платежа и т. Д.
После того, как вы заполнили форму счета, отправьте ее клиенту.
ПРАВОВЫЕ ВОПРОСЫ
15.Табель учета рабочего времени — это юридический документ?
Согласно политике табелей учета рабочего времени, табели учета рабочего времени являются юридическим документом, учитывая, что они являются источником операций по начислению заработной платы, а также важной частью выставления счетов клиентам.
Они служат правовой основой для обеспечения того, чтобы сотрудники получали компенсацию, льготы и отпуск, на которые они имеют право.
16. Когда мне нужно заполнять табель учета рабочего времени? И когда мне нужно его отправить?
Это зависит от вашей компании — как видно из различных доступных шаблонов расписаний, компании обычно просят отправлять расписания ежедневно, еженедельно, раз в две недели или ежемесячно.
Точное время и способ отправки ваших табелей учета рабочего времени будут зависеть от политики вашей компании.
В любом случае, лучше всего заполнять расписания ежедневно, в то время как точные задачи и проекты, над которыми вы работали, и время, которое вы потратили на них, были свежи в вашей памяти. Затем вам нужно будет отправить ваши заполненные табели на утверждение назначенному вами утверждающему до установленного политикой крайнего срока.
17. Как предотвратить мошенничество с табелями учета рабочего времени в вашей компании?
Мошенничество с табелями учета рабочего времени в компаниях включает завышение рабочего времени, фальсификацию записей данных и ошибки, вызванные задержкой в заполнении табелей учета рабочего времени — строго говоря, ошибки могут не быть мошенничеством, но все же могут рассматриваться как таковые юридическими лицами.Все они приводят к потере денег и снижению доверия к отделу работодателя / менеджера / служащего.
Возможно, вам не удастся полностью остановить мошенничество с табелями учета рабочего времени в своей компании, но вы можете минимизировать его в будущем:
Создание четких политик расписания — с акцентом на последствиях несоблюдения политик
Использование электронных табелей учета рабочего времени — чтобы свести к минимуму все непреднамеренные ошибки
Определение правил внутреннего контроля и управленческой отчетности — для выявления нарушений в начислении заработной платы, превышения рабочего времени и превышения бюджета на раннем этапе
Самое главное, вам необходимо установить дисциплинарные меры для правонарушителей — как только люди узнают о последствиях своих действий, они с большей вероятностью будут действовать надлежащим образом, чтобы избежать указанных последствий.
18. Может ли работодатель удерживать зарплату работникам за опоздание? Получу ли я деньги, если я не заполню свой табель учета рабочего времени?
Короче — да и нет.
Иногда сотрудник может задерживать или задерживать выплату, чтобы мотивировать сотрудников вовремя заполнять табели учета рабочего времени в будущем. В других случаях у работодателя могут возникнуть проблемы с оплатой работника за этот день — отсутствие расписания также означает, что нет доказательств того, что этот день был проработан.
Однако Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) гласит, что работодатель обязан оплачивать работникам все обычные часы, запланированные на этот день, и работник, который не сдал свой табель учета рабочего времени, не является исключением.
Но законы и нормативные акты FLSA также требуют, чтобы все сотрудники, охваченные FLSA, сдавали свои табели рабочего времени, чтобы компания соблюдала правила. Итак, лучше всего сообщить о важности сдачи табелей учета рабочего времени сотрудников. Помимо соблюдения требований, такие расписания также помогают почасовым сотрудникам получать оплату за точное время, которое они отработали, плюс сверхурочные, которые им причитаются.
19. Как заполнить перерыв в моем рабочем расписании?
Согласно федеральному закону, работодатель не обязан предоставлять сотрудникам перерывы вне обеденного перерыва, но законы штата могут требовать короткие перерывы, от 5 до 20 минут.Чтобы сотрудники не брали больше разрешенных перерывов, работодатель может попросить добавить все короткие перерывы в расписание.
Если мы оценим вопрос с практической точки зрения, вы можете использовать эти короткие перерывы, чтобы сходить в ванную, приготовить себе чашку кофе или выполнить небольшое личное дело.
Чтобы отслеживать время короткого перерыва в Clockify, просто создайте проект под названием «Break Time» в разделе «Проекты» приложения — каждый раз, когда вы уходите в перерыв, добавляйте описание к своему перерыву, а затем добавляйте его в » Перерыв ».Таким образом, вы будете прозрачны в отношении времени, затрачиваемого на перерывы, но вы также получите личное представление о том, не тратите ли вы слишком много времени на эти перерывы.
Закон FLSA не требует компенсации за перерывы, которые короче 20, а официальный обеденный перерыв обычно не оплачивается, однако его все же необходимо добавить в расписание по причинам соблюдения требований.
20. Может ли работодатель изменить расписание?
В сущности — да.
Закон FLSA требует, чтобы компании вели учет рабочего времени для своих сотрудников, не освобожденных от налогов, но он не требует, чтобы сотрудники составляли свои записи, и возлагает ответственность за все проблемы с расписаниями сотрудников на работодателя.
Из-за этого работодатели оставляют за собой право изменять учет рабочего времени своих сотрудников — однако они должны обеспечить, чтобы учет рабочего времени соответствовал времени, в которое они работали.
На практике в основном сотрудники вводят свои табели учета рабочего времени в соответствии с часами, которые они отработали в тот день, но, если выясняется, что сотрудник забыл ввести время начала или окончания дня, работодатель может сделать это за него / ее.
Тем не менее, такие изменения следует вносить осторожно, и есть одно изменение, которое работодатель не может вносить в табель рабочего времени сотрудника — сокращение количества часов, отработанных почасовыми сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов, во избежание выплаты им сверхурочной работы.
21. Считается ли мое расписание на работе конфиденциальным?
Это зависит от информации, содержащейся в расписании.
Если табель учета рабочего времени содержит только информацию о часах работы сотрудников, то он обычно подпадает под действие Закона о публичных записях — такие табели используются для расчета заработной платы и считаются финансовыми записями, а не личными, что означает, что они не подлежат обработке. как конфиденциально.
Однако, если табель содержит информацию, помеченную как , личная (например, оценка работы, время отпуска, время работы, номера социального страхования и т. Д.)) табели учета рабочего времени считаются конфиденциальными, а это означает, что местным органам власти запрещено предоставлять доступ к табелям учета рабочего времени.
22. Работодатель использовал неверные табели учета рабочего времени — как я могу восстановить недостающую заработную плату?
Сотрудники, на которые распространяется действие FLSA, могут столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем из-за неправильных расписаний:
Невыплаченная минимальная заработная плата
Не оплачиваются все отработанные часы
Неправильная классификация сотрудника
Сверхурочные не оплачиваются должным образом
Хотя перечисленные правонарушения требуют судебных исков в соответствии с FLSA, есть также определенные исключения из этих правил, которые делают несоответствия в ваших расписаниях законными — в случае какой-либо путаницы или спора проконсультируйтесь со своим юристом, прежде чем предъявлять прямые обвинения.
23. Сотрудник существенно лжет в расписании — как защитить меня после увольнения?
Если вы обеспокоены тем, что ваши сотрудники завышают фактическое количество отработанных часов, есть четкий путь, по которому вы можете следовать:
Во-первых, проверьте политику вашей компании в этом вопросе — если нет положений, касающихся фальсификации табелей учета рабочего времени, добавьте их самостоятельно
Независимо от того, существует ли официальная политика или нет, скорее всего, ваша компания сталкивалась с подобными проблемами в прошлом, поэтому узнайте в своем отделе кадров, что делать.
Прежде чем принимать дисциплинарные меры, сначала поговорите с сотрудником и выслушайте его версию истории — возможно, вы обнаружите, что в игре произошла честная ошибка
Выберите и выполните корректирующее действие — если вы имеете дело с первым нарушителем, устное или письменное предупреждение станет отличным началом.Однако, если проблема не исчезнет, вам, возможно, придется обратиться к более серьезным действиям — даже к прекращению действия
.
Если вы включили этот пункт о фальсификации расписаний в свою политику расписания, вы будете уверены, что ваши сотрудники знают, какие действия в отношении их расписаний приведут их к увольнению — и решать им, если до этого дойдет.
24. Как измерить результативность творческих работников, которые не заполняют табель учета рабочего времени?
Если ваши сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени для оценки своей творческой отдачи, вы все равно можете направить их к желаемым результатам по:
Определение дорожной карты для вашего проекта или продукта, который вы разрабатываете
Назначение задач непосредственно членам вашей команды, а затем их просят оценить время выполнения задач
Регулярный анализ хода выполнения задач посредством дополнительных встреч
Однако выполнение задач из дорожной карты в случайном порядке и слабая политика проверки хода выполнения могут в конечном итоге нанести ущерб проекту и производительности ваших сотрудников, поэтому заполнение расписаний становится менее хлопотным, когда отслеживание и поддержание прогресса проекта, даже в отношении результатов творческих работников.
25. Важна ли ежедневная точность расписания, если конечная проверка такая же?
Короче говоря — да, это так.
Ведение точных расписаний жизненно важно для точного выставления счетов клиентам и установления с ними хороших профессиональных отношений — если клиент потребует доказательства проделанной работы при возникновении проблемы, вы сможете отправить им расписания в пару кликов.
Однако, если возникает проблема и ваши расписания не являются достаточно точными и точными, чтобы вы могли подтвердить свою точку зрения, с вашим бизнесом может возникнуть ряд проблем — даже если вы правы.
Например, вы можете потерять договор, клиент может потребовать возврата денег, и вы даже можете быть оштрафованы. В худшем случае руководитель и / или сотрудники могут попасть в тюрьму по обвинению в мошенничестве.
26. Я соврал в расписании и меня поймали — как это исправить?
Ложь о расписании может привести к серьезным неприятностям.
Например, политика компании обязывает вас приходить на работу в 7:00, но вы приходите в 7:20 утра и все равно пишете, что прибыли в 7:00.В этот момент есть свидетели, которые спрашивают, писали ли вы, что пришли на работу в 7:20 — вы лжете и говорите «да», но знаете, что есть простой способ проверить это.
Лучшее решение — избегать подобных ошибок в суждениях — если вы прибываете в 7:20, хотя знаете, что должны были прибыть к 7:00, лучше, чтобы вы признались в этом как можно скорее. Помните, что последствия вашего опоздания обычно меньше (особенно если это ваше первое правонарушение), чем если бы вы солгали об этом, а затем вас поймали.
27. Могу ли я заполнить табель для другого человека?
Заполнение табеля учета рабочего времени и добавление времени для других для кого-то еще является законным, особенно если ваш начальник заполняет вашу ведомость для целей расчета заработной платы.
Однако вам все равно нужно будет проверить точность расписания — если есть несоответствия, вам нужно будет уведомить и поговорить с руководителем. Если все верно, вам также обычно необходимо будет подписать табель учета рабочего времени, тем самым отметив его как утвержденное вами, т.е.е. человек, который работал, сказал часы.
28. Бывший работодатель отказывается предоставить мне копии табелей учета рабочего времени — как я могу их получить?
По закону ваш работодатель обязан предоставить вам доступ к вашим табелям учета рабочего времени, особенно если вам еще не заплатили за это время — более того, в некоторых штатах требуется, чтобы работодатель, который не заплатил вам за часы, которые вы отработали вовремя, в конечном итоге платить до трехкратного размера вашей официальной заработной платы + гонорары адвокатам.
Итак, если у вас возникли проблемы с отказом бывшего сотрудника предоставить вам копии записей расписания, лучше всего проконсультироваться со специализированным юристом, чтобы он посоветовал вам дальнейшие действия.
29. Как не допустить, чтобы пользователь заполнял табели учета рабочего времени для старых проектов?
Если вы беспокоитесь о том, что ваши сотрудники могут добавить дополнительные записи времени в уже завершенный проект и счет-фактуру, что приведет к несоответствиям в учетных записях времени вашей компании, вам необходимо принять меры предосторожности — вы можете сделать это с помощью Clockify:
Вы можете заблокировать табели учета рабочего времени до определенного периода времени
Вы также можете установить автоматическую блокировку для ваших записей времени, которая вступает в действие после фиксированной точки (например, вы можете настроить автоматическую блокировку, чтобы она вступила в действие в среду, и заблокировать редактирование записей времени за предыдущие две недели) — отлично, если вы беспокоитесь, что забудете заблокировать табели вручную
ПРАЗДНИКИ
30.Когда отмечаются государственные праздники?
Если национальный праздник выпадает на субботу, он наблюдается в предыдущую пятницу для работников, работающих с понедельника по пятницу. Если национальный праздник выпадает на воскресенье, он будет отмечаться в следующий понедельник.
Вот национальные праздники, которые должна учитывать ваша компания:
Новый год (1 января)
День Мартина Лютера Кинга-младшего (третий понедельник января)
День памяти (последний понедельник мая)
День Независимости (4 июля)
День труда (первый понедельник сентября)
День ветеранов (11 ноября)
День благодарения (четвертый четверг ноября)
Черная пятница (День после Дня благодарения)
Рождество (25 декабря)
Федеральные законы, законы штата и местные законы не требуют оплаты национальных праздников в США и не требуют, чтобы компания закрывалась в эти дни — на практике независимо от того, оплачиваются эти праздники или нет, работает ли компания в эти праздничные дни. или нет, зависит от политики отдельной компании.
В этом отношении правила расписания также различаются — если в вашей компании обычный рабочий день, вы должны добавить часы в свой табель, как и в любой другой рабочий день. Если ваша компания находится в неоплачиваемом или оплачиваемом отпуске в течение дня, отметьте это в своем расписании.
31. Что делать, если вы являетесь подрядчиком с оплачиваемым отпуском и сверхурочной работой — в расписании праздничная неделя составляет 0 часов, или она подпадает под общее время вашего проекта?
Подрядчики часто заключают соглашение о сверхурочных часах, которые они работают — например, у вас может быть контракт на 48 часов в неделю в течение 20 недель.Все, что превышает это число, считается сверхурочным.
Однако, если у вас также есть 1 оплачиваемая праздничная неделя в течение 20 недель, может быть сложно решить, как отнести это время в вашем расписании — к общему времени вашего проекта или как выходной?
Это еще один вопрос расписания, который зависит исключительно от компании, с которой вы работаете по контракту — некоторые компании будут считать 48 часов праздничной недели как праздничных дней (то есть время отдельно от проекта), а другие будут считать их. как часть общего времени проекта.Если вы не знаете, как добавить это время в свой табель, спросите соответствующий персонал в вашей контрактной компании.
РАСПИСАНИЕ РАБОТЫ
32. Как составить расписание?
Чтобы ваша система расписаний работала как часы, вам необходимо разработать расписание, в котором ваша команда должна регистрировать определенное количество рабочих часов в течение фиксированного периода времени. Чтобы запланировать расписание, вам необходимо настроить систему напоминаний, которая будет следить за тем, чтобы сотрудники регистрировали свое рабочее время в запланированном количестве.
В Clockify вы можете установить цели отслеживания времени для своей команды, а затем автоматически напоминать им по электронной почте, если они еще не зарегистрировали дневной / недельный минимум часов в своих расписаниях.
33. Какое расписание для перерывов в туалете?
Перерывы в ванной обычно подпадают под короткие перерывы — как таковые, они рассматриваются как неоплаченные платежи в соответствии с правилами и положениями FLSA, которые не требуют оплаты за перерывы менее 20 минут.
В соответствии с этим, некоторые работодатели требуют, чтобы сотрудники регистрировали свои перерывы в туалете или просто выходили из системы во время перерыва и снова запускали свои таймеры только после того, как они возобновили работу — работникам не платят за это время.
Однако у работодателя могут возникнуть проблемы из-за того, что он оставил перерывы в туалете неоплаченными — на одну компанию из Пенсильвании был подан иск, и ей пришлось заплатить 1,75 миллиона долларов за то, что она заставила своих сотрудников выходить на улицу во время перерывов в туалете.
Если вы являетесь фрилансером, выставляющим счета по часам, вам решать, как вы будете учитывать время перерыва в расписании — один из вариантов — использовать таймер Pomodoro для вашей работы и разделить ваш рабочий день на 25-минутную работу. сеансы и 5-минутные перерывы будут автоматически напоминать вам.Затем вы можете использовать 5-минутные интервалы для перерывов в ванной, когда это необходимо.
34. Как создать табель в Jira? Или в других популярных инструментах управления проектами и бизнесом?
Чтобы быстро создавать и экспортировать данные из Jira и других популярных инструментов управления проектами и бизнеса для целей расписания, просто используйте расширения Clockify для Chrome или Firefox.
Вы сможете отслеживать время в задачах Jira и автоматически синхронизировать их с веб-версией Clockify, где вы сможете экспортировать их в виде расписания в Excel и CSV за пару кликов.
35. Как добавить сверхурочные в табель учета рабочего времени?
Стандартная рабочая неделя обычно составляет как минимум 40 часов в неделю — фактическое количество стандартных рабочих часов в неделю зависит от политики вашей компании. Все, что сверх этого времени, считается сверхурочным.
Наемные сотрудники, как правило, освобождаются от правил и положений FLSA и, таким образом, не имеют права на сверхурочную оплату, но не освобожденные почасовые сотрудники имеют право на сверхурочную оплату, и им следует проявлять особую осторожность при добавлении этого времени в свои табели учета рабочего времени.
Одним из эффективных способов добавления и расчета оплаты сверхурочных является использование калькулятора табеля учета рабочего времени. Вы сможете установить свою оплату сверхурочной работы, и ваши сверхурочные часы будут рассчитываться автоматически на основе вашей ставки сверхурочной работы.
АВТОМАТИЧЕСКИЕ ТАБЛИЦЫ
36. Как создать простой табель в Google Таблицах? Как сделать табель учета рабочего времени в таблицах гугл? Как подготовить табель учета рабочего времени в Excel? Как я могу заставить Excel автоматически составлять мой табель?
Если вы хотите создавать собственные простые табели учета рабочего времени в Google Таблицах или Excel с формулами, которые автоматически рассчитывают ваши рабочие часы, у нас есть подробное руководство по этому вопросу, о котором вы можете прочитать и следовать здесь.
37. Как мы можем автоматизировать составление табелей учета рабочего времени в масштабах компании?
Автоматизация составления расписаний в масштабах компании возможна только при использовании программного обеспечения для расписания — таким образом, все расписания ваших сотрудников группируются, сортируются и упорядочиваются в одном безопасном месте.
Сотрудники входят в программное обеспечение через свои личные учетные записи и заполняют свои табели учета рабочего времени — вы, как администратор, можете отслеживать и анализировать прогресс их проекта в режиме реального времени.
38.Есть какие-нибудь забавные напоминания о расписании?
Конечно, есть! Вы можете найти множество забавных мемов с расписаниями, которые напоминают людям, чтобы они отправляли свои расписания здесь.
39. Что представляет собой отличное бесплатное программное обеспечение для учета рабочего времени?
Как ранее подчеркивалось в этих ответах, наше бесплатное приложение для отслеживания рабочего времени и расписания Clockify является эффективным выбором для отслеживания отработанных дней и часов.
Вы получите надежное программное обеспечение для ведения учета, в котором вы сможете хранить данные расписания за месяцы и годы для неограниченного числа пользователей, проектов, задач и клиентов.
На странице расписания в приложении вы сможете:
Определите почасовую оплату
Добавление, удаление и редактирование строк табеля учета рабочего времени
Добавляйте столько проектов в день, сколько вам нужно
Все время, которое вы добавляете в расписание, рассчитывается автоматически — с вашим доходом, рассчитываемым на основе ваших почасовых ставок, а затем отображаемым в разделе «Отчеты» приложения.
Скопируйте шаблон расписания с проектами за прошлую неделю и просто заполните шаблон новыми данными на этой неделе
Создавайте шаблоны табелей учета рабочего времени, которые можно использовать в любое время
Добавьте время для других с помощью опции «Товарищи по команде»
Вы также сможете просматривать все записи расписания в компактном виде (для более экономичного формата печати), а также экспортировать данные расписания в Excel, CSV и PDF.
⏰ Учет рабочего времени 101: Заполняют ли наемные сотрудники табели учета рабочего времени?
Вы уже знаете, что табели учета рабочего времени необходимы вашим сотрудникам с почасовой оплатой. Таблицы учета рабочего времени не только содержат записи о количестве часов, отработанных вашими сотрудниками в каждом периоде оплаты труда, но и в соответствии с Законом о справедливых трудовых стандартах (FLSA), как владельцу малого бизнеса, вам, как владельцу малого бизнеса, на самом деле требуется , , чтобы отслеживать время и сохранять точность. записи — например, табели учета рабочего времени — для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.
А как насчет наемных работников? Каков порядок учета рабочего времени сотрудников, получающих заработную плату? Нужно ли им также отслеживать свое рабочее время в табеле или табеле учета рабочего времени?
Понимание законов о табелях учета рабочего времени

Как уже упоминалось, федеральный закон требует, чтобы владельцы малого бизнеса вели точный учет всех сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов, включая учет рабочего времени.В соответствии с FLSA работодатели должны регистрировать время и день начала рабочей недели сотрудника, общее количество рабочих часов за каждый рабочий день и общее количество часов, отработанных сотрудником за каждую рабочую неделю.
Как вы регистрируете и отслеживаете эти часы, зависит от вас (согласно Министерству труда, «работодатели могут использовать любой метод хронометража по своему выбору. Например, они могут использовать часы, иметь хронометриста, чтобы вести учет рабочего времени сотрудника. или попросите своих сотрудников записывать свое время в учетные записи.Любой план учета рабочего времени приемлем, если он является полным и точным, но независимо от того, какой метод вы используете, вам необходимо точно отслеживать рабочее время своих сотрудников, не освобожденных от налогов.
Итак, чтобы определить, нужно ли наемным работникам заполнять табели учета рабочего времени, важно понимать разницу между не освобожденными и освобожденными работниками.
Рабочие, не освобожденные от уплаты налогов, имеют право на сверхурочную оплату — это означает, что если они работают сверх 40 часов в течение одной рабочей недели, они получают компенсацию за эти сверхурочные часы (что как минимум в полтора раза превышает их обычную ставку оплаты) .
Освобожденные работники освобождены от сверхурочной оплаты — поэтому даже если они работают более 40 часов в рабочую неделю, они не имеют права на сверхурочную оплату.
Итак, будет ли наемный работник заполнять табель учета рабочего времени, будет зависеть от того, будет ли он освобожден от уплаты налогов или нет. Если они освобождены от уплаты налогов, а это большинство наемных сотрудников, вы не обязаны заставлять их заполнять табель учета рабочего времени, но если они подпадают под категорию не освобожденных от налогов (например, если зарплата сотрудника составляет менее 684 долларов США за каждого сотрудника). неделя), тогда им нужно будет заполнить табель учета рабочего времени.
Почему ваши наемные сотрудники должны заполнять табели учета рабочего времени — даже если это не требуется по закону

Если ваши наемные сотрудники освобождены от уплаты налогов, вы не обязаны по закону заставлять их заполнять табели учета рабочего времени со своими часы работы — но то, что вы не обязаны это делать, не означает, что вы не должны этого делать.
Практика ведения журналов рабочего времени для всех ваших сотрудников, включая наемных сотрудников, имеет множество преимуществ, помимо соблюдения нормативных требований. Есть множество причин, по которым вы должны попросить наемных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени, в том числе:
Отслеживание и контроль отпусков и отпусков по болезни . Если ваши наемные сотрудники имеют право на больничный и отпуск, вам необходимо отслеживать а) как они накапливают отпуск и б) когда они берут отпуск в виде дней отпуска по болезни или отпуска.Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам более эффективно отслеживать, контролировать и управлять их отпусками, а также упрощает весь процесс для вас и вашей команды отдела кадров.
Более точное управление проектами. Если у вас есть сотрудники, работающие над множеством разных проектов, вам нужно знать, какое рабочее время уходит на какие проекты; в противном случае сложно оценить, как продвигается каждый проект, и нужно ли переключать сотрудников между проектами, чтобы добиться результатов.Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, а затем сравнивают свое рабочее время с общим рабочим временем проекта, которому они назначены, это может дать вам представление о том, как продвигаются проекты, и о том, нужно ли вам вносить какие-либо изменения в свои рабочие задания .
Не допускайте выгорания. Вы хотите, чтобы у ваших сотрудников был баланс между работой и личной жизнью; если ваши сотрудники работают слишком много, это может быть рецептом выгорания, что не пойдет на пользу ни им, ни вам. Если ваши наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это поможет вам определить, когда сотрудники затрачивают слишком много времени, и поможет вам вернуть их к обычному графику до того, как они полностью сгорят.
Повышенная производительность. Если наемный сотрудник работает более 50 часов в неделю и по-прежнему не работает на уровне других членов вашей команды, это дает вам знать, что есть возможность повысить производительность, и вы можете предоставить этому сотруднику необходимое обучение или поддержку. чтобы добиться результатов за меньшее время. Но единственный способ определить эту возможность — это знать, сколько они работают — информация, к которой вы легко сможете получить доступ, когда они заполнят табель учета рабочего времени.
Выявить красные флажки . Даже несмотря на то, что наемные сотрудники не получают почасовую оплату, вы все равно ожидаете, что они будут работать определенное количество часов каждый день. Если наемные сотрудники заполняют табели учета рабочего времени, это подтвердит, что они приходят вовремя и работают разумное количество часов, или, если они опаздывают и уходят каждый день рано, это подскажет вам, что происходит.
Убедитесь, что все ваши сотрудники заполняют табели учета рабочего времени — включая наемных сотрудников

Как владелец малого бизнеса, некоторые сотрудники (в частности, не освобожденные от уплаты налогов сотрудники) должны заполнять табели учета рабочего времени.Но если вы хотите добиться наилучших результатов для своего бизнеса, вам следует запланировать, чтобы все ваши сотрудники заполняли табели учета рабочего времени, включая сотрудников, получающих зарплату или освобожденных от уплаты налогов.
Ищете решение для учета рабочего времени, которое поможет вам лучше отслеживать и управлять временем ваших сотрудников? С помощью ежечасно ваши сотрудники могут приходить и уходить со своих мобильных устройств, а вы можете собирать подписанные ими электронные табели учета рабочего времени со своего телефона. Хотите убедиться на собственном опыте, как Hourly может упростить процесс расписания для вас и ваших сотрудников? Начните с бесплатной 14-дневной пробной версии уже сегодня!
FLSA: расписания и рабочая неделя
Требования к расписанию и ведению записей
Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работодатели вели учет рабочего времени и заработной платы сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.Эти сотрудники имеют право на сверхурочную работу в соответствии с положениями Закона о справедливых трудовых стандартах и должны ежемесячно заполнять табели учета рабочего времени, чтобы отслеживать все отработанные часы. Департаменты должны использовать инструменты, позволяющие легко составлять отчеты о отработанных часах, периодах перерывов и обедов, а также о любом времени, отработанном более 40 часов в рабочую неделю для сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов. Эти записи должны быть легко доступны и запрашиваться для целей отчетности.
Вот образец расписания, которое отделы могут использовать для учета рабочего времени и ведения учета:
Образец почасового расписания
Определение рабочей недели
Стандартная рабочая неделя
Под рабочей неделей подразумеваются любые 7 последовательных 24-часовых периода, определяемых работодателем.Стандартная рабочая неделя зависит от отдела. Обычно это воскресенье или понедельник в качестве даты начала. Рабочая неделя может быть изменена, если изменение является постоянным и не направлено на уклонение от оплаты сверхурочных. Сотрудник, не освобожденный от уплаты налогов, должен получать компенсацию за отработанное время. Любое время, проработанное вне стандартной 40-часовой рабочей недели сотрудника, необходимо будет компенсировать в 1,5 раза превышающей обычную почасовую ставку сотрудника.
Рабочий период определяется как период между началом работы сотрудника и окончанием работы, включая все перерывы для отдыха и любой период продолжительностью один час или менее , не обозначенный как период приема пищи , в течение которого сотрудник освобождается всех обязанностей.
Сверхурочные
Сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, не должны работать более 40 часов в любую рабочую неделю без предварительного разрешения своего начальника или начальника отдела. Когда сверхурочная работа неизбежна, она должна быть заранее одобрена руководителем сотрудника и должна управляться как можно более эффективно и экономично.
Согласно закону FLSA, все работники, не освобожденные от налогов, должны получать сверхурочную оплату — в 1,5 раза превышающую их обычную ставку — за часы, отработанные свыше 40 часов в любую рабочую неделю.
Обычная ставка оплаты труда включает базовую заработную плату плюс недискреционные бонусы, надбавки за смену, производственные надбавки и комиссионные.
Он не включает другие дополнительные заработки, такие как дискреционные бонусы, взносы работодателей в пенсионные планы, оплату неработающих часов или небольшие неденежные подарки в особых случаях (обычно стоимостью менее 25 долларов США).
Закон FLSA требует, чтобы сверхурочные оплачивались вовремя, а не компенсировались. Таким образом, неклассифицированным сотрудникам не нужно оплачивать сверхурочные по оплате больничных, отпускных, отпускных, выплату присяжных или аналогичную компенсацию за неработающие дни.
Проверка электронной почты и сообщений в нерабочее время
Время, потраченное на проверку электронной почты и ответ на телефонные звонки в нерабочее время, обычно считается отработанным временем в соответствии с FLSA. В результате сотрудники должны регистрировать и получать оплату за время, потраченное на эту деятельность.